HRD adalah departemen yang sibuk. Tugasnya adalah mengurus semua karyawan yang ada di kantor. Semakin besar jumlah karyawan, maka semakin besar tanggung jawabnya. Oleh karena itu fungsi aplikasi absensi online semakin penting untuk mempermudah pekerjaan.
Ada sejumlah pekerjaan yang harus selesai setiap hari. Mulai dari pendataan karyawan, absensi, sistim penggajian, hingga berbagai masalah yang berasal dari konflik antar sesama karyawan.
Masalah HRD yang Bisa Ditangani Aplikasi Absensi Online
Sama seperti departemen lainnya, HRD juga memiliki segudang masalah yang harus menjadi perhatian setiap hari. Terutama permasalahan yang berhubungan dengan karyawan. Berikut beberapa diantaranya :
1. Tingkat Kedisiplinan Karyawan yang Rendah
Kedisiplinan karyawan adalah masalah pertama dan utama yang sering menjadi makanan HRD setiap harinya. Mulai karyawan yang sering terlambat, molor jam istirahat, suka online saat jam kerja, hingga membolos tanpa alasan.
Sekilas ini memang sepele. Tapi bisa membuat perusahaan merugi karena kinerja karyawan yang tidak optimal. Tentu saja ini PR yang harus segera HRD selesaikan.
Tim human resource development harus menemukan cara terbaik untuk mendisiplinkan karyawan. Salah satunya dengan menggunakan aplikasi absensi online.
Aplikasi atau tool seperti ini mampu mendeteksi keterlambatan dengan sangat akurat. Tanpa harus mengawasi gerak-gerik karyawan setiap saat.
Setelah menggunakan alat yang tepat, langkah selanjutnya adalah menerapkan peraturan yang ketat. Lengkap dengan reward dan punishment.
Reward atau penghargaan bagi yang datang selalu tepat waktu. Dan punishment bagi karyawan yang sering terlambat. Reward bisa berupa berbagai hal. Seperti pemberian bonus, kenaikan gaji, hingga kesempatan untuk promosi kenaikan jabatan.
Begitu pula dengan punishment atau hukuman. Bisa mewujudkannya dalam bentuk pemotongan gaji hingga tidak adanya promosi untuk kenaikan jabatan dalam kurun waktu tertentu.
2. Kinerja Karyawan yang Buruk
Meski telah melewati berbagai tes sebelum karyawan resmi bergabung dengan perusahaan, nyatanya tetap saja ada masanya pada kinerja karyawan untuk menurun. Itu belum lagi masalah kelakuan dan pengalaman yang ternyata tidak sesuai harapan.
Siapa yang harus bertanggungjawab? Jelas bagian HRD. Mengeluarkan karyawan baru dengan kinerja yang buruk bukanlah solusi. Karena tidak ada jaminan di proses perekrutan berikutnya akan mendapatkan karyawan yang sesuai harapan.
Solusinya adalah bekerja sama dengan pimpinan departemen terkait untuk melakukan pelatihan berkelanjutan. HRD bertugas menyiapkan fasilitas. Seperti menghadirkan trainer, membekali dengan budaya perusahaan, dan berbagai pelatihan lainnya.
Namun jika masalahnya ada pada attitude karyawan, maka bersabarlah. Karena membutuhkan waktu yang cukup lama untuk merubah kepribadian seseorang. Hingga selaras dengan kebiasaan dan kebudayaan yang ada pada perusahaan.
3. Kesulitan Merekap Absensi Karyawan Secara Online
Bayangkan jika Anda menjadi staf HRD di sebuah perusahaan besar dengan jumlah karyawan di atas 5.000 orang. Setiap hari ada saja masalah yang timbul. Mulai dari karyawan yang tidak masuk dengan izin atau tanpa izin, karyawan yang datang terlambat, izin pulang lebih cepat, dan lain sebagainya.
Semua harus tersusun dengan detail. Karena akan menjadi patokan untuk menghitung bonus, gaji, pemotongan gaji, dan lain sebagainya. Apalagi jika perusahaan masih menggunakan sistim manual. Perlu banyak waktu untuk melakukan pekerjaan itu setiap harinya.
Berbeda dengan perusahaan yang sudah menggunakan tool atau aplikasi absensi online. Dengan sistim yang baik seperti ini, pekerjaan HRD menjadi lebih ringan. Karena semua rekap sudah bisa dilakukan secara otomatis.
Berapa jumlah reward atau punishment bisa dihitung dengan cepat dan tepat dengan menggunakan aplikasi absensi online ini. Membuat kinerja HRD lebih baik karena beban pekerjaan yang ditanggungnya lebih ringan.
4. Sulitnya Mengatur Gaji Karyawan
Menggaji karyawan dengan jumlah ribuan tentu bukan pekerjaan yang mudah. Terlebih lagi tidak ada toleransi waktu keterlambatan. Karena gaji harus diberikan tepat pada tanggal yang telah ditentukan tiap bulannya.
Tidak hanya gaji. Tapi juga jumlah iuran BPJS, tunjangan perbulan jika ada, pajak, THR, dan lain sebagainya. Semua adalah tugas bagian HRD yang harus selesai tepat waktu.
Menggunakan sistim manual adalah cara paling kuno, tidak tepat, dan rawan terkena demo karyawan. Karena jika telat sehari saja, karyawan akan melakukan demo atau mogok kerja. Tentu ini akan lebih merugikan pihak perusahaan.
Lalu bagaimana solusinya? Tentu saja dengan memanfaatkan teknologi. Dengan menggunakan software, tool, atau aplikasi yang bisa melakukan perhitungan gaji dengan otomatis. Lengkap dengan iuran BPJS, reward, potongan gaji, tambahan tunjangan, hingga perhitungan THR tiap tahunnya.
Perusahaan manufaktur besar sekelas PMA atau perusahaan permodalan asing telah menggunakan software seperti ini. Sangat membantu sekali dalam meringankan beban HRD yang selalu dipenuhi dengan ragam pekerjaan setiap harinya.
5. Terjadi Konflik Vertikal dan Horizontal
Konflik vertikal adalah konflik antara karyawan dengan manajemen. Atau karyawan bagian staf dengan karyawan bagian middle atau top.
Sedangkan konflik horizontal adalah konflik antara sesama karyawan dalam dengan posisi yang sama. Sama-sama sebagai staf. Atau sama-sama sebagai manajer bagian tengah.
Baik konflik vertikal maupun horizontal akan tetap saja menimbulkan masalah. Ketidakharmonisan hubungan antar karyawan ini akan menurunkan kinerja karyawan. Membuat sebagian kecil sistim kantor menjadi terganggu. Hingga mengganggu jalannya kehidupan office secara keseluruhan.
Saat terjadi konflik seperti inilah HRD seperti berada dalam posisi dilematis. Apakah harus membela karyawan atau manajemen.
Sebagai solusi terbaik, HRD harus hadir sebagai penengah. Mendengarkan keterangan dari kedua belah pihak. Lalu menemukan titik masalah dan mencari jalan keluar dengan tidak mengorbankan salah satu pihak.
6. Angka Turnover yang Tinggi
Meski telah menggunakan aplikasi absensi online, ternyata masih ada permasalahan lain yang harus diselesaikan. Yaitu tingkat turnover yang tinggi. Karyawan sering keluar masuk dengan berbagai alasan.
Turnover yang tinggi cukup mengganggu bagi HRD. Karena HRD lah yang bertanggungjawab untuk mencari karyawan pengganti jika ada yang resign.
Untuk menurunkan tingkat turnover, cobalah membuat iklim kerja yang nyaman. Berikan gaji dan tunjangan yang menggiurkan. Sesekali ajak karyawan makan di luar atau rekreasi bersama dengan konsep fun gathering melepas penat.
Selain sebagai charging semangat untuk karyawan, fun gathering juga akan meningkat hubungan kekeluargaan antar karyawan. Sehingga mampu menurunkan tingkat turnover di perusahaan.
7. Menentukan Kandidat Karyawan yang Sesuai
Meski telah banyak kandidat yang melamar pada lowongan pekerjaan yang dipasang, ternyata tidak menjamin menemukan karyawan yang tepat. Entah itu karena pelamar tidak ada yang memenuhi kualifikasi, atau memang bagian departemen terkait memiliki ekspektasi yang terlalu tinggi.
Jika ini terjadi, Anda bisa memasang lowongan pekerjaan di beberapa marketplace penyedia lowongan pekerjaan. Atau platform yang mempertemukan antara penyedia kerja dengan pencari kerja.
Cara inilah yang dilakukan perusahaan-perusahaan besar untuk menemukan karyawan yang sesuai ekspektasi. Anda juga bisa mencoba melakukannya.
Kesimpulan
Meski HRD adalah bagian yang menyelesaikan permasalahan di kantor, bukan berarti mereka tidak memiliki masalah. Ada berbagai tantangan dan masalah yang sering ditemukan oleh HRD.
Agar sedikit demi sedikit permasalahan di atas bisa terurai, pastikan menggunakan aplikasi absensi online agar manajemen karyawan lebih tertata.
Team Adrena siap membantu Anda, segara hubungi Adrena.
