HRMS (Human Reasorce Management System) merupakan sebuah system aplikasi HR yang memanfaatkan teknologi untuk pengembangan staaf/ karyawan. System ini menggabungkan antara sistem HRIS dan HCM yang pada dasarnya berfungsi untuk membantu manajemen perusahaan dalam pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) pada suatu perusahaan.
Sistem aplikasi ini memiliki lebih banyak fitur kompleks jika dibandingkan dengan aplikasi HRIS dan HCM. Aplikasi ini memiliki berbagai fitur yang dapat memudahkan HR dalam membantu mepermudah pekerjaan seperti proses rekrutmen, onboarding, penjadwalan dan shift, sistem penggajian, manajemen data karyawan, cuti, absensi, pengembangan dan pelatihan SDM dan lainnya.
Dengan banyaknya fitur teknologi yang dapat membantu memudahkan dalam hal pengelolaan karyawan. Membuat proses pengelolaan SDM berjalan lebih efisien dan dapat meningkatkan kinerja karwayan. Karena hasil data memungkinkan aplikasi ini mendapatkannya secara akurat dan realtime. Dengan pemanfaatan aplikasi ini produktivitas dan kinerja karyawan akan meningkat karena semua akan lebih mudah dan otomatis dengan system.
Mengenal Sistem HRMS dan Manfaatnya bagi Perusahaan
Sistem HRMS merupakan gabungan dari sistem HRIS dan HCM yang memiliki cangkupan fungsi yang lebih luas karena berkaitan dengan aturan pemerintah dan penggajian. Aplikasi ini memiliki manfaat bagi perusahaan sebagai berikut:
- Dapat memonitor sacara detail upah karyawan, melakukan pencairan upah tepat waktu, dan membayar pajak.
- HRMS (Human Resource Management System) dapat menangani masalah perekrutan karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Analisis untuk pengembangan pelatihan karyaan, memudahkan dalam evaluasi kinerja karyawan secara berkala karena memudahkan dalam melihat data produktivitas dan kinerja secara akurat dan real time,dapat melihat skala prioritas dalam melakukan promosi karyawan yang memiliki nilai baik, pemindahan karyawan pada posisi yang lebih tepat dalam meningkatkan produktivitas kinerja karyawan.
- Mengurangi tugas administratif yang berulang secara terus- menerus dalam setiap bulan, yang apabila melakukannya secara manual memiliki resiko human eror. Sistem dari aplikasi ini memungkinkan untuk menempatkan data secara terpusat sehingga dapat memudahkan manajemen dalam pengelolaan karyawan. Dengan pengguaan aplikasi HRMS manajemen perusahaan dapat mengotomatiskan alur kerja bisnis, hingga menambahkan visibilitas melalui grafik dan bagan untuk menganalisis data yang sudah dikumpulkan.
Fitur pada Sistem HRMS (Human Resources Management System)
Pada dasarnya fitur sistem HRMS merupakan gabungan antara HRIS dan HCM yang dapat memudahkan pengelolaan karyawan dalam skala perusahaan besar, dan sangat memungkinkan dalam melakukan otomatisasi alur kerja yang sama secara terus-menerus. Dengan berbagai pengembangan tambahan fitur memungkinkan penanganan penggajian serta manajemen upah dan waktu yang lebih detail dan akurat. Berikut penjelasan fitur-fitur dari sistem HRMS:
1. Recruitment dan Onboarding
Penggunaan Fitur ini dalam aplikasi HRMS (Human Resources Management System) berfungsi untuk membantu HR dalam menjalankan proses perekrutan calon karyawan baru yang ingin melamar ke perusahaan. Mulai dari mencatat data pelamar baru, menyeleksi, mengelompokkan, dan memilih kandidat calon karyawan baru yang sesuai dengan posisi dan kriteria yang perusahaan butuhkan.
Setelah calon karyawan tersebut bergabung dengan perusahaan, fitur ini juga membantu dalam proses onboarding yang bertujuan untuk mengenalkan perusahaan, menjelaskan job description dan peralatan yang akan digunakan, serta berfungsi untuk menciptakan lingkungan yang membuat karyawan baru tersebut merasa mudah menerima dan mampu beradaptasi dengan cepat.
2. Employment
Fitur employment dalam aplikasi HRMS memiliki fungsi untuk mengelola data karyawan dari mulai bergabung dalam perusahaan beserta dengan histori perkembangannya dalam perusahaan. Dalam hal ini perusahaan dapat dengan mudah melihat perkembangan karir karyawan dari mulai bergabung.
kapan karyawan bisa mendapatkan pengembangan kompetensi dengan melakukan pelatihan dan pendidikan keterampilan. Yang sesuai dan menjadi kebutuhan oleh perusahaan dalam hal inovasi dalam pekerjaan dan ketepatan penyelesaian pekerjaan. Dapat dengan mudah melihat kesesuaian posisi jabatan yang menjadi tanggung jawabnya, data kinerja karyawan secara akurat dan realtime, kontrak kerja, hingga data pribadi karyawan tersebut.
3. Payroll
Penggajian atau payroll adalah merupakan salah satu masalah dalam pengelolaan karyawan yang perlu perusahaan perhatikan. Keakuratan data sangat perlu dalam sistem payroll, dengan menggunakan HRMS memungkinkan HR untuk mengurangi human eror bila perhitungan penggajian pengerjaanya secara manual.
Payroll sangat perlu untuk menjadi perhatian mengingat hal ini berkaitan langsung dengan hak yang karyawan terima. Aplikasi HRD HRMS menawarkan kemudahan dalam pengelolaan gaji karyawan. Mulai dari menghitung hingga mendistribusikannya, termasuk slip gaji yang dapat diakses oleh karyawan.
Selain itu, aplikasi HRMS / Human Resources Management System dapat meminimalisir terjadinya human error atau kesalahan yang kerap dilakukan apabila pengelolaan gaji dilakukan secara manual. Selain proses yang cepat, hasil yang ada juga akurat, sehingga tim HR akan sangat terbantu dengan adanya aplikasi HRMS.
Tak kalah penting, gaji beserta komponen lainnya seperti BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, uang lembur, tunjangan, bonus, serta pajak akan terintegrasi dengan system HRMS. Sehingga memungkinkan karyawan untuk secara otomatis menerima gaji sesuai dengan catatan kehadiran atau kontribusinya.
Fitur ini mengelola sistem penggajian sacara lebih detail. Sistem perhitungan gaji ini juga berkaitan dengan database kepegawaian. Gaji penentuanya berdasarkan informasi kepegawaian seperti posisi jabatan, lama masa kerja karyawan, kapan kontrak kerja mulai dan berakhir dan lainnya.
Selain itu perhitungan gaji juga terkait dengan jumlah jam kerja serta jam lembur, berkaitan dengan kedisiplinan pegawai, seperti keterlambatan atau adanya surat peringatan yang berimplikasi pada pemotongan gaji.
4. Manajemen Waktu
Selain penggajian, sistem absensi online atau catatan kehadiran merupakan alat yang dapat dijadikan indikator untuk menilai kinerja dan kedisiplinan karyawan. Pengelolaan absensi kehadiran harus melakukan nya secara tepat dan akurat secara real time. Perusahaan dapat menggunakan software HR berbasis cloud untuk membantu pengelolaan tersebut.
Sistem absensi HRMS yang berbasis online dapat membantu perusahaan dalam memantau karyawan, saat berada pada kantor maupun saat bekerja remote pada luar kantor. Hal itu karena aplikasi ini telah terlegkapi sistem verifikasi dan pelacakan GPS yang kita kenal dengan geofencing. Dengan begitu, risiko kecurangan dan penyalahgunaan absensi dapat terhindarkan.
Selain itu, dengan aplikasi HRMS / Human Resources Management System, HR tidak perlu menginput dan mengelola data kehadiran karyawan secara manual menggunakan kertas atau excel. Sebab rekapitulasi data absensi akan tercatat secara otomatis dan real time pada sistem.
Sebagai tambahan, fitur absensi pada HRMS juga sudah terintegrasi dengan beberapa fitur lainnya seperti fitur cuti dan penggajian. Yang tentunya semakin mempermudah HR dalam melakukan tugasnya.
Fitur ini berkaitan dengan pengolahan waktu seperti melakukan penjadwalan jam kerja dan shift, pengaturan lembur, dan lainnya. Yang dapat melakukannya secara cepat dan otomatis serta akurat dan realtime. Fitur ini biasanya sudah terintegrasi dengan sistem payroll, sehingga nantinya perhitungan gaji dapat langsung melakukannya secara otomatis.
5. Modul Pendukung Lainnya
Fitur pendukung lainnya yaitu mencangkup fitur pelatihan dan pengembangan SDM, fitur yang mengatur perjalanan dinas, assessment KPI, performance management dan masih banyak lainnya.
Kesimpulan
Penggunaan aplikasi HRMS dalam pengembangan staff sangat membantu, karena kemudahan pengolahan data untuk evaluasi kinerja dan pengembangan karyawan bisa mudah untuk mendapatkan nya secara akurat.
Selain itu, produktivitas dan kinerja karyawan akan lebih efektif dan efisien dalam menjalankan bisnis perusahaan. Gunakan aplikasi absensi Adrena yang merupakan aplikasi HRIS sekaligus Payroll, dan kini sudah ada fitur baru untuk rekrutmen, dan tentunya dengan biaya yang sangat terjangkau.
