Pekerjaan karyawan sering mengalami kesalahan dan kegagalan atau terjadi penyimpangan baik penyimpangan yang sengaja maupun tidak sengaja, sehingga perlu melakukan pemeriksaan untuk meminimalkan ataupun menghilangkannya dengan menggunakan cara audit. Melakukan Audit SDM dapat mudah dilakukan dengan menggunakan bantuan teknologi.
Audit memiliki pengertian secara umum adalah proses sistematis dan independen untuk mengevaluasi dan menguji catatan, informasi, kegiatan, atau sistem tertentu dengan tujuan memastikan keandalan, akurasi, kepatuhan, efektivitas, dan efisiensi. Audit dapat dilakukan oleh auditor internal yang bekerja dalam organisasi atau oleh auditor eksternal yang merupakan pihak independen dari organisasi yang sedang diaudit. Tujuan dalam melakukan audit utamanya adalah untuk memberikan keyakinan atau pendapat yang objektif tentang keadaan atau kinerja suatu entitas atau sistem yang sedang diaudit. Audit dapat mencakup berbagai aspek, seperti keuangan, kepatuhan hukum, sistem pengendalian internal, manajemen risiko, keberlanjutan, keamanan informasi, atau kualitas.
Dalam pelaksanaannya, audit melibatkan pengumpulan dan analisis bukti-bukti yang relevan, melakukan pengujian dan verifikasi, serta melakukan wawancara dengan pihak terkait. Auditor juga melakukan penilaian terhadap kepatuhan terhadap kebijakan, prosedur, peraturan, atau standar yang berlaku. Hasil audit biasanya dalam bentuk laporan audit, yang berisi temuan, rekomendasi perbaikan, dan kesimpulan auditor. Laporan audit ini dapat digunakan oleh manajemen, atau pihak yang berkepentingan untuk mengidentifikasi masalah, mengambil tindakan perbaikan, dan meningkatkan kinerja atau keandalan entitas yang sedang diaudit.
Mengetahui Manfaat, Tujuan, Dan Proses Dari Audit Sumber Daya Manusia (SDM)
Dalam menciptakan sumber daya manusia yang berkualitas dan dapat melaksanakan penugasan dengan baik. Audit perlu dilakukan untuk memperbaiki dan mengevaluasi setiap kesalahan dan penyimpangan baik secara sengaja ataupun tidak di sengaja. Untuk itu kita perlu mengenal manfaat, tujuan dan proses dari audit dilakukan:
Manfaat dari audit SDM antara lain sebagai berikut:
- Mengidentifikasikan kontribusi dari setiap departemen yang ada dalam perusahaan, terhadap peningkatan produktivitas perusahaan.
- Meningkatkan citra profesional pada setiap departemen dalam perusahaan dan untuk meningkatkan kinerja karwayan.
- Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih besar di antara karyawan untuk bersama sama menggapai visi dan misi perusahaan.
- Memperjelas tugas dan tanggung jawab setiap departemen dan karyawan dalam suatu perusahaan.
- Menstimulasi keragaman kebijakan dan praktik dalam setiap departemen.
- Menemukan masalah SDM yang kritis dan khawatir akan mengganggu produktivitas perusahaan.
- Menyelesaikan keluhan dengan berpedoman pada aturan yang berlaku.
- Mengurangi biaya yang nilainya kurang efektif melalui prosedur yang relevan.
- Meningkatkan kesediaan untuk mau menerima perubahan yang perlu dalam setiap departemen dalam perusahaan. Sehingga bisa menjadi lebih kreatif dan inovatif
- Memberikan evaluasi yang sesuai dengan keadaan perusahaan sehingga setiap departemen dan karyawan bisa sesuai dengan tujuan dari perusahaan untuk terus tumbuh dan berkembang menjadi semakin besar.
Tujuan audit SDM adalah untuk mengevaluasi kegiatan SDM dengan maksud untuk:
1. Menilai efektivitas SDM. Dengan SDM yang efektif tentunya perusahaan akan semakin professional, dan pertumbuhan bisnis akan semakin meningkat. Karena dorongan kinerja SDM yang semakin produktif dalam melakukan setiap pekerjaan.
2. Mengenali dan mempelajari aspek-aspek yang masih harus adanya perbaikan dalam perusahaan. Dengan mengetahui kelemahan dan aspek yang belum perusahaan kembangkan, menjadi semakin kuat dalam mengatasi persaingan yang semakin ketat.
3. Menunjukkan kemungkinan perbaikan, dan membuat rekomendasi untuk pelaksanaan perbaikan tersebut. Pelaksanaan audit ini hendaknya mencakup evaluasi terhadap fungsi SDM, penggunaan prosedur oleh para manajer, dan dampak kegiatan tersebut pada sasaran dan kepuasan kerja.
Proses Audit SDM Menjadi Mudah Dengan Bantuan Teknologi
Audit dengan bantuan teknologi mengacu pada penggunaan teknologi informasi dan alat digital untuk meningkatkan efisiensi, akurasi, dan efektivitas proses pengauditan. Penerapan teknologi dalam berbagai aspek pengauditan, mulai dari pengumpulan data, analisis, pengujian, hingga pelaporan hasil audit. Berikut adalah beberapa contoh bagaimana teknologi mendukung audit:
1. Pengumpulan Data
Dengan adopsi teknologi, auditor dapat mengumpulkan data dengan lebih cepat dan efisien. Misalnya, penggunaan perangkat lunak audit otomatis dapat mengambil data dari sistem yang ada secara langsung, mengurangi ketergantungan pada pengumpulan data manual.
Dalam melakukan audit SDM bantuan teknologi dengan menggunakan absensi online bisa menjadi faktor penting untuk melakukan pengauditan pada karwayan dalam suatu perusahaan.
Dengan teknologi mesin absensi secara online pengumpulan data karyawan dapat mudah melakukan nya. Dengan tingkat kekaurasian data yang bisa mencapai 99%. Sehingga penilaian atas kinerja dan produktivitas karyawan dapat mudah di ketahui. dan hasil dari pengumpulan data seperti, kehadiran, lembur, izin cuti dll. Yang bisa menjadi hambatan untuk perusahaan lebih mudah dalam mendapatkan datanya. karena data rekap yang ada pengerjaanya telah secara otomatis pada sistem absensi online. Sehingga data yang tersaji tentunya akan relevan dan akurat sebagai bahan pertimbangan dan evaluasi dalam proses audit SDM.
2. Analisis Data
Teknologi seperti alat analitik dan kecerdasan buatan (AI). Dapat membantu auditor menganalisis data dalam skala besar dengan lebih cepat dan akurat. Lain halnya dengan mengerjakan analisis data secara manual. tentunya proses ini akan memakan waktu yang lama karena data perlu terkumpul dulu dan direkap kembali oleh bagian HR. Dengan bantuan teknologi dalam era digitalisasi Ini memungkinkan auditor, untuk mengidentifikasi pola, tren, atau anomali yang relevan untuk tujuan Pengauditan.
3. Pengujian dan Verifikasi
Teknologi juga fungsinya untuk memverifikasi kepatuhan terhadap kebijakan, prosedur, atau standar tertentu yang telah perusahaan tetapkan pada karyawan nya. Contohnya, pengujian otomatis dapat menggunakan perangkat lunak untuk memverifikasi kebenaran transaksi atau menguji efektivitas kontrol internal dalam suatu perusahaan.
4. Pemantauan Real-time
Teknologi memungkinkan auditor untuk melakukan pemantauan kinerja atau kepatuhan secara real-time. Misalnya, dengan memanfaatkan dashboard interaktif, auditor dapat melacak indikator kunci kinerja (Key Performance Indicators/KPI). secara langsung dan mengidentifikasi masalah potensial dengan cepat.
Selain itu perusahaan juga dapat mengetahui pola kehadiran karyawan dan ketepatan waktu pengerjaan sebuah tugas yang karyawan lakukan. Hal ini berguna untuk meningkatkan produktivitas kerja karyawan dan efisiensi waktu kerja karyawan.
5. Keamanan Data
Proses Pengauditan dengan bantuan teknologi juga melibatkan perlindungan data yang baik. Auditor menggunakan sistem keamanan informasi yang canggih untuk melindungi integritas dan kerahasiaan data yang mereka gunakan dalam proses pengauditan.
6. Kolaborasi Tim
Teknologi memungkinkan tim auditor untuk bekerja secara efisien dan kolaboratif, terlepas dari lokasi geografis. Auditor dapat berbagi informasi, mengkoordinasikan pekerjaan, dan berkomunikasi dengan menggunakan alat kolaborasi online. Sehingga kebutuhan data dapat secara cepat tersaji dan pengerjaanya tidak memerlukan waktu yang lama.
7. Pelaporan Audit
Teknologi memungkinkan auditor untuk menghasilkan laporan pengauditan yang lebih interaktif, visual, dan mudah memahaminya. Auditor dapat menggunakan perangkat lunak presentasi atau pembuatan laporan untuk menyajikan temuan dan rekomendasi dengan cara yang lebih efektif. Dengan data pengauditan yang akurat dan dapat
Dengan mengadopsi teknologi dalam proses pengauditan, auditor dapat meningkatkan efisiensi, akurasi, dan keandalan audit. Penggunaan teknologi memungkinkan auditor untuk fokus pada analisis strategis. Memberikan wawasan yang lebih mendalam, dan memberikan nilai tambah yang lebih besar kepada organisasi yang sedang dalam pengauditan.
