Jadwal kerja karyawan adalah pekerjaan penting yang harus dikerjakan oleh HRD. Dengan jadwal kerja ini, Anda bisa menghitung berapa besar gaji karyawan berdasarkan jam operasionalnya. Sehingga karyawan bisa mendapat gaji sesuai dengan jumlah jam karyawan.
Secara sederhana, yang dimaksud dengan jadwal kerja karyawan adalah file atau dokumen yang berisi jam masuk dan keluar kantor karyawan. Bisa dalam bentuk dokumen fisik ataupun bentuk virtual. Tidak hanya jam masuk dan keluar saja. Tapi juga beberapa catatan lainnya. Seperti tugas yang telah dilakukan karyawan, overtime, dan lain sebagainya.
Tips Membuat Jadwal Kerja Karyawan
Sebelum Anda membuat jadwal shift karyawan, ada baiknya memperhatikan beberapa tips berikut ini:
Sesuaikan dengan Kebutuhan
Hal pertama yang harus Anda lakukan sebelum menentukan jadwal kerja adalah menyesuaikan dengan kebutuhan. Apakah perusahaan membutuhkan karyawan shift atau tidak. Jika membutuhkan, apa alasan kuat sehingga mengharuskan kerja shift. Misalkan karena kebutuhan operasional pabrik selama 24 jam.
Atau perusahaan layanan kesehatan seperti rumah sakit atau klinik yang mengharuskan buka 24 jam. Dengan membagi karyawan menjadi 3 shift. Dengan sistim shift, karyawan bisa bekerja secara optimal tanpa mengorbankan waktu istirahat mereka.
Mematuhi Undang-undang Tenaga Kerja yang Berlaku
Mempekerjakan karyawan tidak boleh sembarangan. Harus menyesuaikan dengan peraturan undang-undang tenaga kerja yang telah ditetapkan oleh pemerintah. Dan setiap perusahaan yang mempekerjakan karyawan diwajibkan mengikuti peraturan yang ada dalam undang-undang tersebut.
Dalam undang-undang tenaga kerja dijelaskan bahwa setiap karyawan yang bekerja enam hari seminggu, memiliki jam kerja selama 7 jam dalam sehari atau 40 jam dalam seminggu. Jika lebih, perusahaan harus menghitungnya sebagai overtime.
Sedangkan karyawan yang bekerja 5 hari dalam seminggu, memiliki jam kerja 8 jam sehari atau setara dengan 40 jam dalam seminggu. jika lebih, perusahaan harus membayar biaya lembur atau overtime.
Sama halnya dengan karyawan yang bekerja secara shift. Dalam seminggu mereka memiliki jam kerja selama 40 jam. Maka dari itu, perusahaan harus mengatur jadwal kerja karyawan agar jangan sampai melebihi batas jam kerja yang telah ditetapkan pemerintah.
Manfaat Menggunakan Aplikasi Jadwal Shift
Teknologi semakin canggih. Membuat jadwal kerja karyawan tidak harus menggunakan cara manual yang merepotkan. Karena ada aplikasi pembuatan jadwal kerja bagi karyawan yang lebih efektif dan efisien.
Lalu apa saja kelebihan menggunakan aplikasi ini? Berikut informasi selengkapnya untuk Anda:
1. Hemat Waktu
Sampai sekarang, masih banyak perusahaan yang menggunakan cara manual untuk membuat susunan jadwal kerja karyawannya. Selain membutuhkan banyak waktu, cara ini juga rentan terjadi kesalahan. Apalagi saat terjadi human error. Kesalahan tidak hanya merugikan perusahaan. Tapi juga karyawan yang bersangkutan.
Dengan menggunakan aplikasi jadwal kerja, Anda bisa menghemat lebih banyak waktu. Terlebih lagi jika memiliki ratusan hingga ribuan karyawan. Aplikasi ini bisa membuat jadwal dengan lebih cepat serta meminimalisir tingkat error dan kesalahan.
2. Meminimalisir Miskomunikasi
Teknologi bisa meminimalisir terjadinya miskomunikasi antara pekerja dan perusahaan. Atau bagian HRD dengan karyawan. Aplikasi bisa diintegrasikan antara supervisor dengan karyawan. Karena semua jadwal sudah ada dalam satu aplikasi.
Apalagi jika ada perubahan jadwal secara mendadak. Aplikasi bisa menjadi solusi agar perhitungan menjadi lebih mudah dan cepat.
Aplikasi berbasis cloud memungkinkan karyawan dan pihak HRD mengakses informasi secara real time, kapanpun, dan dimanapun. Sehingga meminimalisir bias dan miskomunikasi.
Baik perusahaan ataupun karyawan bisa mendapatkan transparansi informasi. Tanpa adanya risiko kehilangan dokumen atau file akibat bencana atau kerusakan perangkat.
3. Meminimalisir Kesalahan
Ada beberapa kesalahan yang sering terjadi jika membuat jadwal kerja karyawan dengan cara manual. Seperti kesalahan akibat tidak adanya informasi jika ada perubahan jadwal dadakan. Adanya jadwal shift yang kosong karena ada pekerjaan yang absen dadakan. Dan membutuhkan waktu untuk menghubungi karyawan pengganti saat ada pekerjaan yang absen dadakan.
Dengan menggunakan aplikasi ini, semua masalah tersebut bisa teratasi dengan baik dan tepat. Karena Anda bisa merencanakan jadwal untuk satu Minggu ke depan. Meminimalisir adanya jadwal yang bentrok dan kekosongan karyawan karena ada yang mendadak absen.
4. Integrasi Antar Departemen yang Mudah
Departemen HRD tidak akan bisa bekerja sendiri. Karena harus berhubungan dengan departemen finance untuk membayar gaji karyawan. Penggunaan jadwal kerja karyawan manual akan mempersulit integrasi antar departemen. Terutama departemen HRD dan finance.
Berbeda jika menggunakan aplikasi jadwal kerja. Teknologi aplikasi ini memungkinkan untuk mengintegrasikan antara departemen HRD dengan departemen finance atau departemen lainnya. Tanpa adanya kesalahan yang bisa merugikan perusahaan ataupun pihak karyawan.
5. Membantu Memantau Risiko Secara Berkala
Aplikasi penjadwalan kerja karyawan biasanya dilengkapi dengan notifikasi jika ada realita yang tidak sesuai jadwal awal. Misal notifikasi adanya kekurangan pekerja saat ada karyawan yang izin dadakan. Atau pekerja yang tidak memenuhi shift tertentu.
Dengan notifikasi ini, Anda bisa memantau jadwa secara berkala. Atau mengambil keputusan secara real time agar permasalahan cepat selesai tanpa mengorbankan banyak waktu.
6. Meningkatkan Kepuasan Pekerja Pada Perusahaan
Kesalahan karena human error dalam pembuatan jadwal shift karyawan bisa menurunkan tingkat kepuasan karyawan kepada perusahaan. Terutama bagi karyawan yang merasa tidak adil karena dirugikan dengan tindakan perusahaan dalam pengaturan jadwal tersebut.
Aplikasi ini memungkinkan perusahaan untuk berbuat lebih adil pada tiap pekerjanya. Karena mampu meminimalisir human error dengan baik. Membuat tingkat kepuasan karyawan pada perusahaan menjadi lebih baik.
Tak hanya itu saja. Adanya fitur feedback pada aplikasi memungkinkan karyawan untuk memberikan kritik, saran, masukan, atau apresiasi apapun pada perusahaan. Ini bisa menjadi masukan bagi perusahaan untuk proses pengelolaan karyawan. Sehingga mampu menciptakan lingkungan kerja yang kondusif di perusahaan.
Tips Memilih Aplikasi Jadwal Kerja Karyawan
Menggunakan aplikasi penjadwalan kerja karyawan adalah solusi paling tepat mengatur jadwal kerja karyawan. Sayangnya, tidak semua aplikasi yang tersedia di internet layak dipilih karena memiliki kualitas yang kurang baik. Agar tidak salah pilih, berikut beberapa tips memilih aplikasi jadwal kerja karyawan yang tepat:
Biaya Terjangkau
Sebagian besar aplikasi ini merupakan aplikasi berbayar. Meski memang ada versi trial. Namun jika ingin menggunakannya dalam jangka panjang Anda harus membayar biaya berlangganan. Jadi pastikan Anda memiliki cukup dana untuk menggunakan aplikasi tersebut. Terutama bagi UMKM dengan modal yang terbatas.
Fitur
Setiap aplikasi menawarkan fitur yang berbeda. Jadi pastikan Anda memilih aplikasi dengan fitur yang memang dibutuhkan perusahaan. Karena menggunakan aplikasi dengan fitur yang bukan kebutuhan justru akan lebih boros. Karena mengeluarkan biaya langganan yang tidak seharusnya.
Keamanan
Selain biaya dan fitur, keamanan juga harus dipertimbangkan. Pakailah aplikasi yang memiliki jaminan keamanan dari developer-nya. Mengingat ada banyak data pribadi karyawan yang tersimpan di sana. Dengan keamanan yang terjamin, data karyawan bisa aman tanpa beresiko dicuri oleh orang yang tidak bertanggung jawab.
Aplikasi Adrena
Salah satu aplikasi jadwal kerja karyawan yang bisa Anda gunakan adalah Adrena. Aplikasi absensi online ini bisa berfungsi untuk sistim payroll, geo fencing, WFA, WFO, hingga WFH. Selain bisa berfungsi untuk mobile, aplikasi Adrena juga bisa digunakan untuk perusahaan yang banyak cabang.
Fitur integrasi yang ada di dalamnya mempermudah HRD untuk melakukan penggajian. Karena bisa terintegrasi dengan departemen finance. Proses penghitungan gaji, overtime, dan pajak bisa lebih mudah. Karena pihak finance yang akan membantu pengurusannya.
Kesimpulan
Pembuatan jadwal karyawan adalah yang cukup sulit jika masih menggunakan cara manual. Karena selain harus mencatat banyak karyawan, juga harus sesuai dengan aturan undang-undang tenaga kerja yang berlaku.
Inilah alasan mengapa perusahaan perlu menggunakan aplikasi jadwal kerja karyawan Adrena. Dengan aplikasi ini, perusahaan bisa membuat jadwal kerja semua karyawan dengan mudah dan kesalahan yang minim. Dan mengintegrasikannya dengan departemen lain di perusahaan.
