Konsultan SDM (Sumber Daya Manusia) atau HR Konsultan adalah seorang profesional yang memberikan layanan konsultasi kepada perusahaan dalam hal manajemen SDM. Pada aktivitasnya, mereka sering berhubungan dengan management dalam menentukan beberapa keputusan penting dalam pengelolaan karyawan, seperti membuat strategi dan rekomendasi SDM.
Fungsi utama dari HR Konsultan SDM adalah untuk mengatasi permasalahan SDM, yang banyak perusahaan alami. Ini bukan hanya sekedar menyelesaikan masalah, namun juga mampu memberikan saran dan rekomendasi terkait langkah-langkah terbaik yang harus perusahaan lakukan terhadap pengelolaan karyawannya.
Selain itu, mereka juga harus mampu memberikan kontribusi untuk membangun kapabilitas sumber daya manusia jangka panjang yang efektif.
Selain itu, HR Konsultant SDM juga memiliki tugas lainnya sebagai berikut:
- Memastikan program SDM sesuai dengan hukum dan peraturan ketenagakerjaan saat ini
- Mengembangkan dan menerapkan model dan strategi SDM untuk berbagai jenis bisnis
- Merekrut dan memilih kandidat yang tepat untuk posisi kosong
- Memproduksi dan melaksanakan program pelatihan dan pengembangan untuk kinerja karyawan
- Mengelola tingkat kinerja dengan mengelola penilaian dan menetapkan tujuan
- Mengembangkan, merevisi, dan menerapkan kebijakan dan prosedur SDM
- Menyelesaikan masalah apa pun yang mungkin perusahaan miliki dengan tenaga kerjanya
Pada kenyataannya hingga saat ini masih banyak bisnis yang menerapkan proses pengelolaan SDM, dengan cara lama yang tentunya menjadikannya rumit dan sangat memungkinkan banyak data yang masih ada kecurangan dan tidak valid.
Seiring dengan perkembangan era digitalisasi dan modernisasi saat ini mendorong perubahan jaman yang semakin cepat, dalam perkembangan nya saat ini Konsultan SDM bisa lebih mudah dalam mengerjakan pekerjaanya dengan bantuan teknologi H-RIS.
HRIS sudah mulai banyak tersedia di Indonesia dan harganya lebih terjangkau dibandingkan ketika pertama kali konsep tersebut masuk ke Indonesia. Hebatnya lagi, HRIS juga banyak diproduksi oleh kualitas dalam negeri dengan fitur-fitur yang sangat mendukung pekerjaan praktisi HR.
Pengertian Software HRIS
Software HRIS atau dalam bahasa Indonesia sebutannya adalah, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM), merupakan sebuah bentuk pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi.
Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin, yang mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang sudah disesuaikan dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning disingkat ERP).
Secara keseluruhan,sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basis data yang bersifat universal. Dalam hal HRIS, keterkaitan modul kalkulasi finansial dan modul MSDM yang diolah melalui satu basis data yang sama, merupakan hal yang sangat penting dalam perkembangan ini dan merupakan keunggulan tersendiri karena akurasi dan fleksibilitasnya.
Fitur – Fitur dalam HRIS
Human Resources Information System mempunyai banyak fungsi yang dapat memudahkan HR dalam pekerjaannya. Sehingga lebih produktif dan menjadi lebih efisien untuk meningkatkan performa karyawan yang nantinya dapat meningkatkan kinerja dari perusahaan. Berikut beberapa fitur HRIS:
1. Fitur HRIS Presensi
Fitur pertama yang jadi keunggulan HRIS adalah HRIS Presensi yang dapat memudahkan perusahaan untuk tidak lagi menggunakan absensi manual yang sangat menyusahkan dalam operasional dan saat rekapitulasi. Akan tetapi penggunaan software ini juga harus tetap anda awasi untuk menghasilkan data rekapitulasi kehadiran yang akurat.
Dengan HRIS pengelolaan absensi karyawan akan jadi lebih mudah, dalam mengetahui kehadiran dan jam kedatangan karyawan. Selain itu aplikasi ini juga memungkinkan untuk mengelola cuti karyawan. Sehingga penggunaan cuti karyawan bisa lebih mudah, dan tidak ada cuti yang berlebihan karena sistem pencatatan yang otomatis menggunakan sistem. Sehingga memiliki keakuratan data yang hampir 99%.
2. Fitur Sistem HRIS Penggajian
Fitur HRIS penggajian ini membantu karyawan dalam menghitung nominal gaji secara lebih efektif. Hal ini sangat bermanfaat untuk menghindari kekurangan ataupun kelebihan pada gaji karyawan. Dengan fitur ini sangat memungkinkan sistem penggajian menjadi transparan dan perhitungan lembur karyawan bisa menjadi lebih akurat. Karena input data secara real dan perhitungannya dilakukan secara otomatis dengan sistem.
Dengan memanfaatkan sistem ini juga HR tidak akan melewatkan satu karyawan pun dalam pemberian gaji. Karena pengelolaan gaji menjadi lebih mudah, cepat, akurat dan otomatis.
Lihat: Modul dan Fitur Aplikasi Absensi Adrena.
3. Fitur HRIS Rekrutmen Karyawan.
Fitur ini memudahkan HR untuk melakukan filter lamaran berdasarkan jenis pekerjaan, dan memastikan setiap data yang perusahaan butuh kan secara lengkap. Sehingga perusahaan tidak sembarangan dalam menerima calon karyawan yang akan direkrut. Karyawan yang telah melalui proses rekrutmen akan menjadi asset berharga perusahaan. Sistem ini memungkinkan seleksi karyawan yang rumit menjadi mudah. Karena fitur yang ada pada sistem HIRS mampu untuk melakukan seleksi secara otomatis pada lamaran kerja kandidat, berkas yang tidak sesuai akan terdiskualifikasi dengan sendirinya.
4. Fitur HRIS Laporan izin cuti
Sistem HRIS ini pengelolaannya sangat mudah karena sistemnya online. Sehingga pihak atasan bisa langsung memberikan izin melalui aplikasi yang perusahaan gunakan. Sistem ini juga terintegrasi dengan perhitungan gaji serta sisa cuti yang karyawan miliki.
Karyawan hanya perlu melakukan input data mereka pada satu form, dan HRIS system akan secara otomatis melakukan input data tersebut menjadi sebuah sistem, untuk berbagai kemudahan dalam pengelolaan karyawan seperti, gaji, absensi, cuti dll.
Fungsi HRIS untuk perusahaan
Penggunaan sistem HRIS untuk mengelola karyawan sangat membantu pekerjaan HR. Dengan menggunakan sistem HRIS memungkin untuk peningkatan kinerja karyawan, pendistribusian gaji, monitoring karyawan. Semuanya dilakukan secara otomatis oleh sistem. Sehingga HR dapat lebih fokus untuk mengurusi hal lain. Berikut beberapa fungsi penggunaan HRIS untuk perusahaan:
1. HRIS Meningkatkan Keamanan Karyawan
Dengan menggunakan HRIS data karyawan yang bersifat personal, menjadi lebih aman dan terjaga. Karena sistem HRIS memungkinkan akses data karyawan, hanya dapat terakses oleh orang – orang yang memiliki kepentingan saja. Sehingga HR dapat melakukan kontrol terhadap siapa saja yang berhak untuk mengakses informasi, dan risiko pencurian data menjadi kecil.
2. Memudahkan Pendistribusian Gaji
HRIS dapat membantu proses pendistribusian gaji menjadi lebih cepat, karena data perhitungan gaji menjadi lebih tepat dan akurat. HRIS menggantikan pekerjaan HR yang biasanya melakukan perhitungan gaji secara manual, menjadi serba otomatis. Umumnya dengan sistem yang manual perhitungan gaji sering terjadi kekeliruan, yang menyebabkan pendistribusian gaji menjadi terhambat.
Selain itu bukti penggajian atau slip gaji juga dapat tersedia dalam hitungan waktu yang cepat. Memungkinkan manajemen dan karyawan dapat melacaknya dengan mudah. Manajemen perusahaan juga dapat dengan mudah melihat komponen gaji dari setiap karyawan seperti (tunjangan, uang lembur, dan lain – lain).
3. Memonitor Kinerja Karyawan
Dengan system HRIS Konsultan HR dapat membuat dan menetapkan KPI pengukuran kinerja karyawan secara otomatis. Nantinya sistem yang akan membaca dan menghasilkan data yang Konsultan SDM butuh kan untuk mengukur kinerja serta pencapaian karyawan sesuai dengan yang di harapkan oleh perusahaan.
4. Menghemat Biaya Opersional HRD
Dengan aplikasi berbasis data memungkinkan HR untuk lebih menghemat pengeluaran,.Seperti pembelian kertas atau berbagai hal lain yang tidak efisien. Oleh karena itu, dengan menggunakan aplikasi HRIS ini bisa mengurangi jumlah SDM yang bertugas untuk pengelolaan karyawan, karena semua telah dikelola otomatis dengan menggunakan sistem. Hal ini tentu akan mengurangi beban kebutuhan tenaga kerja, sehingga pengeluaran perusahaan untuk gaji karyawan akan lebih rendah. Karena penggunaan sistem HRIS memungkinkan pengelolaan karyawan hanya perlu di kerjakan oleh beberapa orang dalam perusahaan.
5. Membantu Mengoptimalkan Proses Pengambilan Keputusan
HRIS dapat membantu dalam mengoptimalkan proses pengambilan keputusan. Karena dengan system yang terpusat dan terdata secara akurat. Manajemen dapat dengan mudah mengetahui kinerja karyawan yang tidak sesuai dengan standar perusahaan. Sehingga bisa lebih mudah dalam melakukan tindakan mengevaluasi kinerja karyawan yang kurang optimal dalam perusahaan.
6. Fleksibel Dalam Akses Data
Dengan aplikasi HRIS perusahaan bisa dengan mudah mengambil data kapanpun dan dimanapun data yang perusahaan butuhkan secara fleksibel. Karena aplikasi terhubung secara online dan up to date. Memudahkan perusahaan dalam melakukan control atau pemeriksaan data yang aktual dan akurat.
Dengan keberagaman fitur pengelolaan karyawan yang pada sistem HRIS. Serta besarnya manfaat yang bisa di terima perusahaan dalam penggunaan system ini membuat aplikasi HRIS, dapat menjadi pilihan terbaik oleh Konsultan SDM untuk membantu mengelola karyawan dalam perusahaan. Oleh karena itu, Konsultan SDM harus tahu berbagai fitur dan aplikasi terbaik dari HRIS. Yang dapat di pilih sebagai aplikasi yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Baca selanjutnya: Manajer Personalia Yang Kuat di Era Digital Itu Seperti Apa?
