Manajemen personalia secara online adalah cara pengelolaan sumber daya manusia di dalam perusahaan secara online. Ini adalah cara yang dilakukan oleh perusahaan yang mempekerjakan karyawannya secara online atau WFH. Agar karyawan tetap bisa disiplin meski tidak setiap hari ataupun tidak sama sekali masuk kantor.
Sejak pandemi covid19, muncul budaya kerja dari rumah atau kerja dari mana saja. Bagi sebagian perusahaan, cara ini memang cukup efektif. Karena perusahaan bisa menghemat banyak biaya. Salah satunya adalah menyewa ruko atau perkantoran untuk kerja karyawan. Namun tantangannya adalah bagaimana cara mengelola karyawan agar tetap disiplin.
Manajemen Personalia Secara Online Meliputi Apa Saja?
WFH atau WFA bukan alasan bagi perusahaan untuk merasa kesulitan mengatur karyawan. Karena dengan manajemen personalia secara online berikut ini, Anda bisa mengelola karyawan agar lebih disiplin.
1. Proses Perencanaan
Perencanaan adalah merencanakan pengelolaan karyawan secara online untuk membantu terwujudnya tujuan perusahaan. Perusahaan akan merencanakan dan menetapkan program kepegawaian untuk semua fungsi dalam perusahaan. Program yang baik akan mampu mewujudkan tujuan perusahaan dengan efektif dan efesien.
Perencanaan karyawan secara online bisa dilakukan dengan cara perekrutan dan seleksi secara online. Perusahaan bisa menyebar informasi lowongan pekerjaan ke berbagai website penyedia jasa lowongan pekerjaan. Atau, bisa juga melalui media sosial perusahaan seperti Instagram, Facebook atau LinkedIn.
Melakukan seleksi dan interview secara online juga bisa menggunakan Zoom dan Google Meet. Sementara untuk tes psikologis bisa menggunakan Google Form. Tujuannya agar dapat menemukan karyawan yang tepat sesuai kebutuhan perusahaan.
2. Proses Pengorganisasian
Setelah mendapat karyawan sesuai kebutuhan, langkah selanjutnya adalah pengorganisasian. Yaitu proses pendelegasian kerja kepada seluruh karyawan dalam struktur organisasi sesuai dengan fungsinya.
Di dalam pengorganisasian pula perusahaan mengatur di mana setiap karyawan harus mempertanggungjawabkan hasil kerjanya. Jika sistem kerja online, perusahaan akan melakukan meetings secara online dengan fasilitas aplikasi atau platform digital. Untuk koordinasi bisa menggunakan WhatsApp atau Discord.
Di sini semua karyawan harus hadir agar tahu tugas, fungsi, hak, dan tanggung jawabnya masing-masing.
3. Proses Pengarahan
Salah satu hal yang menjadi tantangan dalam manajemen personalia secara online adalah melakukan pengarahan. Ini adalah bagian yang cukup menantang saat karyawan bekerja dari jarak jauh atau secara online.
Pemimpin bisa menggunakan berbagai cara untuk mengarahkan karyawan. Bisa menggunakan aplikasi untuk meeting online, menggunakan aplikasi chatting, menggunakan email, dan lain sebagainya. Dengan media komunikasi yang lancar, proses pengarahan ini bukanlah hal yang sulit.
4. Proses Pengendalian
Pengendalian adalah salah satu proses manajemen personalia secara online yang tak kalah menantang. Di sini pemimpin dituntut untuk bisa mengendalikan karyawan agar mau menuruti semua peraturan perusahaan. Termasuk juga peraturan untuk absen saat jam masuk dan jam keluar kantor.
Perusahaan bisa menggunakan software atau aplikasi hrd online yang mudah dan akurat. Salah satunya adalah aplikasi Adrena. Aplikasi ini memungkinkan karyawan untuk melakukan absensi pada saat jam masuk atau keluar kantor. Termasuk juga saat karyawan lembur.
Hanya dengan satu aplikasi saja, perusahaan bisa mengontrol ratusan hingga ribuan karyawan dalam satu waktu. Membuat karyawan lebih disiplin meski dengan pemantauan jarak jauh.
5. Proses Pengembangan
Pengembangan atau development adalah salah satu manajemen personalia secara online yang tidak boleh diabaikan begitu saja. Pengembangan atau development adalah sebuah proses peningkatan skill dan kualitas karyawan dengan berbagai pelatihan.
Pada tahap ini, karyawan akan mengikuti berbagai training pengembangan diri ataupun yang berhubungan dengan job desc di perusahaan. Proses ini memang jarang dilakukan secara online. Karena karyawan harus berada di tempat tertentu sesuai lokasi training yang ditentukan perusahaan. Namun menyampaikan informasi dan melakukan seleksi pesertanya bisa secara online.
6. Kompensasi
Kompensasi adalah pemberian upah atau balas jasa atas apa yang telah dilakukan karyawan di perusahaan. Atau biasa disebut dengan pemberian gaji. Perusahaan memberikannya sebulan sekali. Tapi ada pula yang memberikannya sebulan dua kali atau seminggu sekali.
Dengan menggunakan aplikasi HR online, bagian personalia tidak akan merasa kesulitan untuk menghitung biaya gaji setiap karyawan. Dengan absensi online pula, prinsip kompensasi bisa terlaksana dengan baik. Yaitu layak dan adil. Layak untuk memenuhi kebutuhan primer, dan adil karena sesuai kinerja karyawan. Karena perhitungan jam kerja dan jam lembur lebih akurat dan minim manipulasi ataupun human error.
7. Proses Pemeliharaan
Pemeliharaan adalah kegiatan meningkatkan dan pemeliharaan loyalitas, kondisi fisik, dan mental karyawan agar tetap mau bekerja di perusahaan dengan baik. Bahkan kalau perlu sampai masa pensiun. Proses pemeliharaan dilakukan dengan program kesejahteraan sesuai dengan kebutuhan karyawan.
Pemeliharaan bisa dilakukan secara online maupun offline. Tapi jika perusahaan menerapkan general checkup secara berkala, karyawan harus tetap hadir di perusahaan ataupun di fasilitas kesehatan yang telah ditentukan.
8. Proses Pemberhentian
Ini adalah manajemen personalia secara online yang terakhir. Yaitu proses pemberhentian karyawan dari perusahaan. Pemberhentian ini bisa terjadi karena banyak hal. Bisa karena permintaan karyawan sendiri, karena eputusan perusahaan, hingga karena telah habis masa kontrak.
Meski menggunakan sistem WFH, namun perusahaan tetap harus menerapkan prosedur pemberhentian sebagaimana mestinya. Jika pemberhentian keinginan karyawan sendiri, maka karyawan harus mengajukan surat pemberhentian. Tapi jika keinginan perusahaan, maka perusahaan lah yang harus memberikan surat pemberhentian.
Manajemen Personalia Online Murah
Untuk bisa menerapkan pengelolaan karyawan dengan sebaik mungkin, membutuhkan dana yang tidak sedikit. Karena perusahaan harus membeli berbagai perlengkapan yang menunjang personalia. Salah satunya adalah mesin absensi finger print. Tujuannya agar karyawan bisa lebih disiplin hal kehadiran setiap harinya.
Namun sayangnya, selain berbiaya tinggi, teknologi finger print juga tidak mampu mengakomodir kebutuhan karyawan WFH. Maka hadirlah solusi terbaik absensi karyawan online yang murah, akurat, dan mampu mengakomodasi kebutuhan karyawan WFH ataupun WFA. Yaitu aplikasi absensi dan HR Adrena.
Ada beberapa alasan mengapa aplikasi absensi ini lebih unggul daripada mesin finger print:
1. Lebih Fleksibel
Aplikasi absensi digital lebih fleksibel daripada perangkat sidik jari. Terutama bagi karyawan yang mobile atau WFA dan WFH. Karena hanya dengan menginstal di smartphone, karyawan bisa absen di manapun dan kapanpun sesuai kebutuhan. Tidak harus datang ke kantor hanya untuk absen menggunakan finger print.
Aplikasi ini sangat dibutuhkan oleh perusahaan dengan jumlah karyawan yang banyak dan tidak hanya bekerja di satu tempat. Seperti perusahaan yang menempatkan karyawan bagian marketing di berbagai daerah. Atau perusahaan yang memiliki banyak kantor cabang atau kantor cabang pembantu.
Aplikasi ini memudahkan bagian HRD untuk mengatur semua karyawan dengan mudah. Termasuk juga untuk menghitung payroll setiap bulannya.
2. Harga Lebih Terjangkau
Jika membandingkan dengan perlengkapan finger print, aplikasi absensi karyawan ini memiliki harga yang jauh lebih terjangkau. Karyawan hanya tinggal mendownload dan menginstalnya di smartphone. Dengan harga yang lebih hemat, perusahaan bisa mendapatkan manfaat yang lebih banyak daripada finger print.
Tidak hanya untuk absensi karyawan saja. Aplikasi ini juga bisa diintegrasikan dengan departemen accounting untuk menghitung dan membayar gaji di akhir bulan untuk meminimalisir kesalahan.
3. Banyak Fitur
Banyak fitur yang dihadirkan oleh aplikasi Adrena. Seperti fitur GPS yang memungkinkan perusahaan mengetahui keberadaan karyawan saat absen. Ada juga fitur pengisian data base mandiri oleh karyawan. Dengan fitur ini karyawan bisa mengisi semua data diri dengan mudah dan cepat.
Selain itu, ada juga fitur payroll yang bisa menghitung gaji secara otomatis dengan menggunakan semua komponen payroll. Seperti penghitungan PPh 21, jumlah lembur, bonus, BPJS, dan berbagai elemen payroll lainnya.
Kesimpulan
Manajemen personalia secara online adalah hal yang harus dilakukan oleh perusahaan yang mempekerjakan karyawan secara WFH ataupun WFA. Manajemen ini meliputi banyak proses untuk mengelola karyawan sesuai kebutuhan perusahaan. Tujuannya adalah agar karyawan bisa bekerja dengan baik sesuai tujuan perusahaan.
Aplikasi Adrena merupakan salah satu cara yang bisa digunakan untuk manajemen personalia secara online. Yaitu aplikasi absensi dan HR yang mudah dan cepat. Selain lebih hemat, aplikasi ini juga menyediakan berbagai fitur untuk mempermudah perusahaan mengelola karyawan dalam manajemen personalia secara online.
Bagi Anda para Manajer HRD, silahkan hubungi team Adrena untuk mendapatkan penjelasan lebih lanjut mengenai fitur-fitur absensi Adrena yang ada modul payroll, dan sekarang sudah ada modul recruitment.
