Geo fencing merupakan teknologi yang saat ini kehadirannya sangat popular, karena semakin banyak penggunaannya dalam berbagai bidang dan berbagai kebutuhan teknologi, termasuk salah satu yang menggunakan geo fencing adalah sistem absensi karyawan. Dalam dunia bisnis modern, teknologi geo fencing telah banyak penggunanya dan menjadi cara yang efektif dan efisien dalam hal mengelola kehadiran karyawan pada lokasi kerja yang telah ditentukan dan dibatasi oleh perusahaan.
Istilah “geo fencing” sendiri mengacu pada teknologi yang menggunakan koordinat GPS atau sinyal RFID dalam cara kerjanya yang fungsinya untuk menggambar batas virtual di ruang angkasa dan gunanya untuk memicu tindakan tertentu berdasarkan batas. Perbatasan virtual yang terjadi inilah yang disebut sebagai geo fence, yang berasal dari kata portmanteau yang terdiri dari geografis dan pagar/batas. Kerja geofence sendiri adalah dipicu oleh pengguna ketika geofence dilintasi dapat mengakibatkan pengiriman pesan push, email, SMS atau dalam aplikasi yang lebih kompleks, yang terkadang termasuk instruksi pemrograman.
Geofencing banyak penggunaannya pada berbagai bidang untuk mengelola tugas administrasi, menambah pemasaran, atau untuk memeriksa aspek yang terkait dengan keamanan. Pada prinsipnya, sistem seperti itu bekerja seperti penentuan posisi dan sistem navigasi. Termasuk penggunaan geofencing dalam system absensi mobile.
Penerapan geofencing dalam sistem absensi mobile memungkinkan penggunaan teknologi GPS, pada perangkat smartphone atau tablet karyawan, untuk dapat mengukur kehadiran dan ketidakhadiran pada lokasi kerja yang telah terprogram secara akurat. Dengan demikian, sistem absensi berbasis geofencing menjadi solusi yang efektif dalam pengelolaan waktu dan absensi karyawan atau pegawai.
Konsep Cara Kerja Geofencing Dalam Absensi Mobile.
Geofencing bekerja dengan cara menetapkan wilayah kerja atau area kerja yang telah ditentukan sebagai wilayah geofencing. Di mana wilayah tersebut memicu tindakan atau respons otomatis pada sistem absensi ketika karyawan memasuki atau meninggalkan wilayah tersebut. Yang pengertiannya adalah dengan koneksi yang terhubung pada mobile, karyawan yang telah memiliki akses dapat dengan otomatis, terbaca oleh sistem kehadirannya pada tempat kerja, dan proses itu juga tidak memakan waktu yang lama. Sehingga memungkinkan system mencatat secara akurat kehadiran karyawan di tempat kerja.
Dalam sistem absensi, penerapan geofencing dapat dilakukan dengan memanfaatkan teknologi GPS (Global Positioning System) pada perangkat smartphone atau tablet milik karyawan. Dengan memanfaatkan GPS memungkinkan geofence untuk mengaktifkan dan membaca hal berikut :
1. Pengaturan Wilayah
Mulanya, penggunaan geofencing pada sistem absensi mulai dengan pengaturan wilayah geofencing oleh pengelola atau administrator dari manajemen perusahaan untuk menetapkan wilayah kerja untuk karyawan. Wilayah kerja yang telah menjadi penentuan oleh manajemen perusahaan tersebut akan terprogram menjadi wilayah geofencing atau wilayah batas yang di program pada sistem untuk memicu tindakan atau respons otomatis pada sistem absensi mobile.
2. Mengaktifkan Fitur Lokasi Atau GPS
Berikutnya, karyawan atau pegawai harus mengaktifkan fitur lokasi atau GPS pada perangkat smartphone atau tablet mereka karena geofencing sistem aksesnya melalui GPS. Setelah fitur lokasi atau GPS aktif, maka sistem absensi akan secara otomatis membaca, mengukur lokasi dan aktivitas karyawan dalam wilayah geofencing.
3. Pencatatan Dan Penyimpanan Data Absensi
Ketika karyawan memasuki atau meninggalkan wilayah geofencing, sistem absensi akan secara otomatis melakukan pencatatan kehadiran atau ketidakhadiran karyawan tersebut. Data kehadiran ini kemudian akan tersimpan dalam sistem absensi. Sehingga pengelola atau administrator dapat memantau kehadiran karyawan atau pegawai secara real-time.
4. Notifikasi
Selain itu, sistem absensi berbasis geofencing juga dapat memberikan notifikasi atau peringatan ketika karyawan tidak berada pada lokasi kerja yang telah perusahaan tentukan. Atau ketika mereka meninggalkan lokasi kerja sebelum waktu yang telah perusahaan tentukan. Dengan demikian, penggunaan geofencing dalam sistem absensi dapat membantu meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan kehadiran karyawan pada lokasi kerja yang telah perusahaan tentukan.
Baca juga mengenai: Absensi Kehadiran Karyawan Secara Online Kini Lebih Aman
Kelebihan Aplikasi Absensi yang Menggunakan Geofencing
1. Pengukuran Kehadiran Yang Akurat
Teknologi geofencing memungkinkan sistem absensi untuk mengukur kehadiran karyawan atau pegawai secara akurat berdasarkan lokasi kerja yang telah manajemen perusahaan tentukan. Dengan demikian, pengelola atau administrator dapat memastikan bahwa karyawan memasuki wilayah kerja pada waktu yang perusahaan telah tentukan. Dan meninggalkannya sesuai dengan jadwal kerja yang telah perusahaan tentukan. Sehingga produktivitas dan kinerja karyawan bisa menjadi optimal dan dampaknya pertumbuhan perusahaan akan semakin baik.
2. Penghematan Waktu Dan Biaya
Penggunaan teknologi geofencing dalam sistem absensi dapat membantu perusahaan atau organisasi untuk menghemat waktu dan biaya dalam pengelolaan kehadiran karyawan. Proses manual dalam pencatatan kehadiran dapat dihindari karena memiliki anggapan kurang efektif dan sangat mungkin terjadi human eror. Yang dampaknya akan menjadi penundaan atau keterlambatan dalam beberapa proses pekerjaan. Dengan menggunakan system absen mobile harapannya pengelola atau administrator dapat fokus pada tugas-tugas lainnya yang lebih penting.
3. Meningkatkan Efektivitas Dan Efisiensi
Geofencing dalam sistem absensi juga dapat membantu meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan kehadiran karyawan atau pegawai. Penggunaan teknologi ini memungkinkan pengelola atau administrator untuk memantau kehadiran karyawan secara real-time. Sehingga dapat memberikan respons atau tindakan yang cepat dan tepat pada saat sedang memerlukannya.
Kekurangan Geofencing
1. Privasi
Satu kekhawatiran yang terkait dengan geofencing adalah potensi pelanggaran privasi. Saat geofencing mengumpulkan dan memproses data lokasi. Ini dapat menyebabkan penolakan dari pelanggan, karyawan, atau individu lain yang mungkin menganggap pemantauan ini mengganggu. Memastikan transparansi dan mendapatkan persetujuan saat menggunakan geofencing dapat membantu meredakan kekhawatiran ini dan mendorong adopsi yang tepat.
2. Menguras Baterai Smartphone
Menguras baterai adalah kerugian lain dari geofencing, terutama saat menggunakan beberapa sistem berbasis GPS. Pemantauan data lokasi secara terus-menerus dapat menghabiskan banyak daya baterai pada ponsel cerdas dan perangkat lain. Yang dapat menyebabkan ketidakpuasan pengguna. Itu sebabnya sistem geofencing harus berjalan pada latar belakang, untuk menghemat masa pakai baterai Anda dan memungkinkan Anda menggunakan aplikasi lain.
3. Keterbatasan Teknis
Keterbatasan teknis juga menimbulkan tantangan untuk geo fencing. Misalnya, sinyal GPS dapat terhalang oleh gedung tinggi atau penghalang lainnya, sehingga mengurangi akurasi pada lingkungan perkotaan. Demikian pula, geofencing berbasis Wi-Fi bergantung pada ketersediaan dan kekuatan jaringan nirkabel, yang mungkin tidak konsisten. Keterbatasan ini dapat memengaruhi keandalan dan keakuratan aplikasi geofencing, khususnya pada area dengan jangkauan sinyal yang buruk.
4. Biaya Penerapan Dan Pemeliharaan
Terakhir, biaya yang terkait dengan penerapan dan pemeliharaan sistem geofencing dapat menjadi kelemahan bagi beberapa bisnis. Bergantung pada skala dan kompleksitas solusi geofencing yang ada. Bisnis mungkin menghadapi biaya awal yang signifikan untuk perangkat keras, perangkat lunak, dan infrastruktur, serta biaya berkelanjutan untuk pemeliharaan dan dukungan. Sementara manfaat geofencing lebih besar daripada biaya ini. Bisnis harus hati-hati menilai anggaran mereka dan laba atas investasi sebelum mengadopsi teknologi.
Dengan telah mengenal fungsi cara kerja dan kelemahan serta kekurangan dari geofencing. Kita dapat memahami sistem absensi online seperti apa yang akan kita gunakan untuk perusahaan. Yang sesuai dengan lingkup perusahaan dan bisa untuk menerapkan nya pada perusahaan.
