Awalnya, sistem absen online di pemerintahan digunakan untuk WFH pada saat pandemi covid19 melanda. Namun karena ternyata aplikasi ini memberi banyak fungsi tambahan, akhirnya banyak instansi pemerintah dan swasta yang menggunakan aplikasi absensi online untuk berbagai kebutuhan.
Salah satunya adalah sebagai aplikasi payroll. Karena selain bisa digunakan untuk absensi online, aplikasi ini juga bisa membantu menghitung jumlah gaji karyawan dengan berbagai komponen payroll yang ada di dalamnya.
Tips Memilih Sistem Absens Online di Pemerintahan
Banyak sekali aplikasi payroll online yang tersedia di internet. Tapi hanya beberapa saja yang memiliki kapabilitas yang maksimal. Agar tidak salah pilih, sebaiknya perhatikan beberapa hal ini sebelum membeli sistem absen online di pemerintahan:
1. Kompatibel dengan Semua Perangkat
Tidak semua ASN memiliki smartphone dengan spesifikasi yang tinggi. Ada beberapa ASN yang hanya mampu beli smartphone dengan spesifikasi biasa saja. Maka dari itu, hal pertama yang harus Anda lakukan adalah mencari aplikasi yang kompatibel untuk semua perangkat. Bukan hanya untuk perangkat tertentu saja.
Dengan memastikan kompatibilitas perangkat, Anda bisa menghindari beberapa masalah. Salah satunya adalah force close. Dimana aplikasi tidak bisa berjalan dan menutup dengan sendirinya. Ini bisa menjadi masalah karena penggunaan aplikasi ini tidak maksimal. Atau bahkan aplikasi ini tidak bisa berjalan sama sekali untuk spesifikasi smartphone tertentu.
2. User Friendly
Selain tidak semua karyawan memiliki spesifikasi smartphone yang tinggi, tidak semua karyawan juga memiliki kemampuan yang baik dalam mengoperasikan smartphone dan menggunakan aplikasi. Inilah alasan mengapa Anda perlu menggunakan aplikasi yang user friendly. Yaitu aplikasi yang mudah digunakan.
Cara mudah untuk melihat apakah aplikasi tersebut user friendly atau tidak bisa Anda lihat dari tampilan interface atau antar muka. Jika tampilannya ringan dengan berbagai menu yang mudah, bisa dipastikan aplikasi tersebut memang ramah pengguna.
Selain itu, pastikan pula pengoperasian aplikasi juga mudah. Cukup satu atau dua langkah saja. Agar tidak banyak waktu yang terbuang untuk hanya sekedar absen saja. Ini bisa didapatkan dari aplikasi dengan desain yang simpel.
Aplikasi yang mudah untuk dioperasikan ini tidak hanya untuk mempermudah karyawan saja. Tapi juga untuk mempermudah kerja bagian HRD. Sehingga HRD bisa kerja lebih cepat, cermat, dan tepat.
3. Fitur Sesuai Kebutuhan Kantor
Aplikasi absensi yang memiliki fitur lengkap saja masih belum cukup. Karena fitur yang lengkap tapi tidak sesuai dengan kebutuhan kantor tetap saja percuma. Maka dari itu, pilih aplikasi dengan fitur yang sesuai dengan kebutuhan kantor. Seperti aplikasi yang juga terintegrasi dengan departemen finance dan sistem payroll kantor.
Sebelum memilih aplikasi custom, sebaiknya ketahui terlebih dahulu apa saja kebutuhan kantor Anda terkait karyawan. Karena setiap kantor memiliki kebutuhan yang berbeda. Perbedaan ini tergantung dari jumlah karyawan, jenis usaha, apakah ada jadwal shift atau tidak, dan beberapa komponen lainnya.
Ada beberapa fitur yang ada dalam aplikasi absensi. Seperti fitur absen masuk dan keluar, absen lembur, pengajuan izin dan cuti, pencatat waktu real time, laporan absensi karyawan, dan fitur GPS.
Berbeda jika aplikasi tersebut juga berfungsi sebagai aplikasi payroll. Dibutuhkan untuk membantu pekerjaan penggajian karyawan, menghitung hasil absensi, jumlah jam terlambat, jumlah jam lembur, pengajuan cuti, dan lain sebagainya.
Ada beberapa fitur tambahan dalam sistem absen online di pemerintahan yang harus tersedia. Seperti fitur absensi masuk dan keluar, fitur cuti dan izin, fitur absen lembur, fitur time tracker, slip gaji, absensi karyawan, laporan penggajian seperti tunjangan kerja, BPJS, dan lain sebagainya.
Dengan mengetahui kebutuhan kantor, Anda bisa memesan aplikasi yang tepat. Sehingga memiliki manfaat yang optimal untuk instansi.
4. Biaya
Ada beberapa aplikasi sistem absen online di pemerintahan yang menawarkan versi free. Ini bisa menjadi solusi bagi instansi yang memiliki budget terbatas. Sayangnya, versi gratis ini memiliki fitur terbatas dan hanya bisa digunakan untuk karyawan dengan jumlah yang terbatas. Biasanya maksimal 20 karyawan saja dalam satu kantor.
Bila membutuhkan fitur yang lengkap atau bahkan custom untuk karyawan dengan jumlah yang banyak, Anda bisa menggunakan versi berbayar. Dan tentu saja, ini memerlukan biaya yang tidak sedikit. Jadi pastikan membeli aplikasi sesuai dengan budget yang dimiliki instansi.
Biaya untuk aplikasi ini bervariasi. Anda bisa menggunakan anggaran kantor untuk pengadaan aplikasi online untuk instansi. Biaya yang ditawarkan sesuai dengan spesifikasi aplikasi. Semakin banyak fitur, semakin tinggi pula biayanya. Dan semakin berkualitas aplikasi yang digunakan, maka yang harus Anda bayar juga semakin besar.
5. Kinerja Aplikasi
Aplikasi tidak beda jauh seperti robot yang bisa berjalan sesuai dengan pengaturan sistem yang ada. Meski developer sudah mendesain sedemikian rupa sesuai kebutuhan, ada kalanya terjadi error. Jadi pastikan Anda memilih aplikasi dengan kinerja dan keakuratan data yang baik.
Apalagi aplikasi untuk karyawan atau ASN. Kinerja dan keakuratan aplikasi harus diperhatikan dengan baik. Agar bisa menghasilkan data yang sesuai dan juga akurat.
Bagaimana cara melihat keakuratan dan kinerja aplikasi? Mudah saja. Anda tinggal melihat kesesuaian data antara data input dengan data output. Jika informasi yang ditampilkan sudah sesuai, berarti instansi Anda cocok menggunakan aplikasi tersebut.
6. Kapabilitas Aplikasi dan Layanan Konsultasi
Pertimbangan lain yang perlu Anda perhatikan adalah layanan konsultasi yang diberikan developer. Apakah developer memberikan layanan konsultasi dengan menyediakan admin 24/7 atau tidak. Jika tidak sebaiknya pilih developer lainnya.
Layanan konsultasi ini sangat penting. Mengingat aplikasi bisa saja mengalami error sewaktu-waktu. Anda bisa meminta bantuan tim support aplikasi agar bisa segera melakukan maintenance aplikasi. Karena jika tim support tidak segera menyelesaikan, maka aplikasi tersebut bisa menghambat absensi ASN dan input data lainnya.
Kelola Data Personalia ASN
Ada banyak aplikasi pengelolaan kehadiran dan kepegawaian untuk ASN yang bisa Anda dapatkan. Tapi dari sekian banyak, hanya satu aplikasi absensi online saja yang bisa meng-cover semua kebutuhan pengelolaan ASN. Apa lagi kalau bukan aplikasi Adrena.
Aplikasi ini memungkinkan bagian HR untuk mengatur data personalia karyawan. Dengan cara menginput beberapa data yang diperlukan. Seperti nomor rekening, PTKP, kepesertaan BPJS, dan lain sebagainya. Dari data ini perusahaan bisa mengelola status kepegawaian. Seperti pengangkatan karyawan tetap, penetapan bonus, perubahan kontrak, perpanjangan kontrak, dan lain sebagainya.
Dengan aplikasi ini pula, ASN bisa melakukan absen di mana pun dan kapanpun dengan menggunakan fitur GPS. Sehingga tidak perlu kembali ke kantor hanya untuk absen jika harus bertugas di lapangan.
Data yang diinput juga real time dengan tingkat keakuratan data yang cukup tinggi. Cara penggunaannya juga mudah. Tampilan interface-nya ringan, sehingga mudah digunakan oleh pemula sekalipun. Kompatibel di semua perangkat smartphone dengan harga yang cukup terjangkau.
Kesimpulan
Semua instansi pemerintahan memerlukan absensi ASN online agar kinerja ASN lebih baik. Tujuannya adalah untuk mendisiplinkan ASN agar bisa datang dan pulang kantor tepat waktu. Dan membantu penghitungan jumlah gaji ASN dengan berbagai komponen payroll yang ada.
Agar tidak salah memilih, Anda bisa memperhatikan beberapa hal sebelum membeli sistem absen online di pemerintahan. Dan semua sistem ideal itu hanya ada di aplikasi Adrena. Sebuah aplikasi absensi online dan payroll karyawan dengan berbagai fitur sesuai kebutuhan kantor.
