Perusahaan yang memiliki banyak cabang dengan lokasi fisik terpisah memiliki tantangan tersendiri dalam administrasi kehadiran karyawan. Oleh karena itu, sistem absensi karyawan secara khusus diperlukan.
Pada artikel kali ini, kami akan membahas mengenai aplikasi absensi karyawan yang paling cocok untuk perusahaan multi cabang, agar anda bisa mendapatkan aplikasi absensi online yang terbaik untuk perusahaan Anda.
Sistem Absensi Karyawan Perusahaan Multi Cabang
Perusahaan dengan beberapa cabang yang terpisah lokasinya memerlukan keharmonisan data untuk kelancaran administrasi. Menggunakan satu aplikasi dapat menjadi solusi, akan tetapi aplikasi absensi apa yang tepat? mungkin ini menjadi salah satu pertanyaan umum yang sering muncul ketika pimpinan perusahaan dihadapkan pada masalah efektivitas dan efisiensi.
Oleh karena itu, sangat penting untuk memahami terlebih dahulu faktor apa saja yang anda perlukan dalam menentukan pilihan sistem absensi karyawan perusahaan multi cabang.
Faktor Penting Dalam Memilih Sistem Absensi Karyawan untuk Multi Cabang
Implementasi sistem absensi karyawan perusahaan multi cabang sering menghadapi beberapa tantangan. Oleh karena itu, dalam memilih sistem absensi karyawan untuk perusahaan multi cabang, ada beberapa faktor penting yang perlu dipertimbangkan, antara lain:
1. Kesesuaian dengan Kebutuhan
Tidak semua cabang memiliki infrastruktur teknologi informasi yang sama. Memastikan bahwa data prensensi dari semua cabang terintegrasi dan disinkronkan dengan sistem pusat adalah tantangan utama.
Sinkronisasi data pada seluruh cabang merupakan hal yang sangat penting. Selain itu, dalam skenario multi cabang, perlu ada mekanisme yang efisien untuk mentransfer data absensi secara real-time atau berkala antara cabang-cabang tersebut.
Misal, sebuah cabang tidak memiliki koneksi internet, lantas bagaimana sinkronisasi dapat dilakukan? ini terkadang sering kami temui pada beberapa Client. Baik untuk perusahaan manufaktur, maupun kantor jasa seperti perbankan yang banyak cabang, hal ini dapat menjadi tantangan dalam implementasi.
Sebuah aplikasi absensi karyawan sebaiknya memang harus online agar semua data selalu sinkron. Namun, pada kondisi tertentu dapat kita pergunakan dengan sistem batch. Jadi, sebuah penyedia jasa absensi karyawan multi cabang harus dapat memfasilitasi hal ini, seperti yang adrena lakukan.
2. Skalabilitas
Tantangan selanjutnya adalah skalabilitas. Perusahaan dengan banyak cabang kebanyakan merupakan perusahaan yang terus berkembang. Artinya, akan ada cabang-cabang baru lainnya. Jika sebuah sistem kehadiran tidak mendukung skalabilitas, maka tentu ini akan menjadi masalah kedepannya.
Sebuah sistem informasi personalia harus mampu mengelola data absensi dari banyak cabang secara efisien tanpa mengorbankan kinerja atau keandalannya. Oleh karena itu, kami menggunakan sistem cloud yang dapat mendukung skalabilitas.
3. Fleksibilitas
Kondisi akan selalu berubah, seperti kebijakan perusahaan dan peraturan pemerintah. Apapun itu, seluruh perubahan data personalia harus dapat dilakukan dalam sebuah aplikasi absensi. Selain itu, segala perubahan harus dapat dilakukan secara aman.
Kalender dan jadwal kerja perusahaan juga dapat berubah-ubah. Seperti hari libur nasional, pergantian karyawan shift karena ada yang berhalangan, dan sebagainya.
Dengan kondisi seperti ini, otomatis sebuah sistem personalia haruslah dapat mengakomodir semua keperluan tersebut. Inilah pentingnya memilih aplikasi absensi yang fleksibel, dan ini yang membedakan antara aplikasi absensi gratisan dengan yang terkelola.
Selain itu, sistem absensi karyawan juga harus dapat terintegrasi dengan sistem lainnya seperti ERP. Hal ini memerlukan ketersediaan komunikasi data antara sistem absensi dengan sistem ERP tersebut (open connectivity).
4. Memiliki Modul dan Fitur yang Lengkap
Selain mencatat kehadiran karyawan, sebuah aplikasi absensi online juga harus dapat mendukung kegiatan administrasi lainnya, seperti:
- Memiliki fitur geo-fencing. Memungkinkan para karyawan untuk bekerja dari rumah atau dari mana saja, seperti yang akan diterapkan oleh pemerintah untuk para Aparatur Sipil Negara (ASN).
- Dapat membuat kebijakan. Seperti karyawan mana saja yang berhak lembur termasuk bobot lembur. Demikian untuk izin cuti dan sebagainya.
- Terdapat Sistem Penggajian. Ini yang paling penting dalam menilai sebuah aplikasi absensi online. Tanpa sistem penggajian yang terhubung dengan sistem absensi karyawan, maka rekapitulasi hanya dapat anda lakukan secara manual yang akan menghabiskan banyak waktu. Apalagi untuk perusahaan dengan banyak cabang, sistem payroll ini sudah menjadi suatu keharusan.
Setidaknya ada tiga fitur di atas yang menjadi syarat lengkapnya sebuah sistem absensi karyawan, terutama untuk multi cabang.
Lihat Mengenai: Modul Aplikasi Absensi Adrena
5. Aman dan Mudah Digunakan
Sistem absensi di era transformasi digital sekarang ini sudah menjadi umum menggunakan ponsel. Baik dari sisi karyawan yang melakukan absen maupun untuk admin karyawan, aplikasi tersebut haruslah mudah digunakan.
Umumnya, aplikasi absensi online yang tersedia di pasaran sudah mudah digunakan. Masalahnya adalah para karyawan yang melakukan absen menggunakan perangkat ponsel mereka sendiri yang keamanannya tidak dapat dikendalikan penuh oleh perusahaan. Hal ini dapat diatasi dengan menempatkan data di cloud server yang aman.
Data karyawan merupakan data sensitif yang harus anda jaga keamanannya. Aplikasi absensi Adrena menggunakan otentikasi dan sanitasi data untuk menjamin keamanan data perusahaan anda. Selain itu, kami selalu meningkatkan keamanan data yang tersimpan di server kami.
6. Biaya Kepemilikan
Jika dahulu untuk mengadakan sebuah sistem informasi memerlukan biaya kepemilikan (TCO) ratusan juta hingga milyaran Rupiah, saat ini hal tersebut sudah tidak relevan lagi. Pergeseran yang terjadi di era transformasi digital telah menghilangkan biaya kepemilikan yang berganti dengan sistem on-demand atau anda hanya membayar untuk apa yang anda pakai saja.
Penting untuk kita perhatikan di sini bahwa banyak penyedia aplikasi absensi on-demand yang tidak fleksibel, artinya anda hanya dapat memakai apa yang disediakan saja. Tidak ada dukungan untuk kebutuhan khusus yang sering terjadi pada perusahaan banyak cabang.
7. Tersedianya Dukungan Layanan
Dukungan layanan akan sangat anda butuhkan dari sebelum mengimplementasikan sistem absensi karyawan. Kecepatan dan keandalan penyedia sistem absensi karyawan akan menghilangkan sakit kepala anda di masa depan.
Maka, sebaiknya anda pastikan penyedia sistem absensi yang dapat memberikan dukungan teknis memadai, serta memiliki reputasi yang baik dalam memberikan layanan pelanggan.
8. Kemampuan Pelaporan yang Cepat dan Akurat
Persaingan saat ini terjadi pada efisiensi yang termasuk penghematan waktu. Hasil dari absensi karyawan akan menentukan berapa jumlah gaji yang mereka terima, berapa besaran pajak, iuran BPJS, dan sebagainya. Jika hal ini harus anda lakukan secara manual, maka ini sama saja anda menempatkan diri berada di belakang para pesaing yang sudah mengotomatisasi hal ini.
Oleh karena pertimbangan tersebut, Adrena menyediakan sistem payroll yang sudah sekaligus terhubung dengan sistem presensi karyawan. Adrena selalu memutakhirkan sistem penggajian ini terkait perubahan kebijakan pemerintah yang sering terjadi, terutama perpajakan, dan ini merupakan keunggulan utama dari aplikasi absensi online Adrena.
Kesimpulan
Sistem absensi karyawan untuk perusahaan banyak cabang memerlukan beberapa faktor yang perlu anda pertimbangkan. Mulai dari kesesuaian kebutuhan, skalabilitas, fleksibilitas, keamanan, hingga dukungan layanan dapat menjadi pertimbangan penting dalam menghadirkan aplikasi absensi karyawan untuk mengoptimalkan operasional perusahaan sehari-hari.
Hubungi team Adrena untuk mendiskusikan kebutuhan sistem absensi karyawan di perusahaan atau organisasi pemerintahan yang anda pimpin. Semoga artikel singkat ini dapat menambah wawasan dan bermanfaat untuk anda.
