HRD adalah departemen yang tugasnya menangani urusan karyawan di kantor. Mulai dari sistem penggajian hingga menemukan solusi jika terjadi konflik antar karyawan. Memang tidak mudah. Tapi bukan berarti tidak bisa.
Terutama untuk perusahaan yang memiliki karyawan ribuan orang. Membutuhkan tim HRD dengan jumlah yang banyak dan handal. Agar bisa menyelesaikan semua masalah dengan baik.
Masalah Pada Sistem Penggajian Karyawan
Jika ditanya masalah apa yang sering terjadi pada HRD? Jawabannya ada pada sistem penggajian karyawan. Berikut beberapa masalah yang sering terjadi di banyak perusahaan:
1. Catatan yang Tidak Memadai
Perlu menjadi perhatian bahwa pencatatan penggajian tidak hanya sebatas jumlah gaji yang mesti perusahaan bayarkan setiap bulannya. Tapi juga berbagai komponen lainnya.
Seperti jumlah karyawan, bagaimana sistim kenaikan gaji, apa saja potongan pada gaji karyawan dan apa penyebab adanya pemotongan, dan lain sebagainya. Semua harus masuk catatan lengkap pada sistim payroll perusahaan.
Sayangnya tidak semua perusahaan memahami ini. Menjadi masalah yang cukup pelik ketika ada proses audit. Pencatatan yang tidak lengkap tidak hanya akan memperpanjang proses audit. Tapi juga akan mempengaruhi opini auditor.
Seperti apa yang menjadi peraturan, setiap perusahaan wajib menyimpan catatan pengupahan selama tiga tahun. Inilah alasan mengapa dokumentasi yang rapi sangat penting. Agar siapapun pihak yang memerlukan bisa membacanya dengan jelas.
2. Telat Membayar Gaji dan Arsip Pajak
Ada kalanya perusahaan menghadapi masalah cash flow yang rendah. Harus memilih antara membayar hutang vendor atau gaji karyawan. Dan parahnya lagi, banyak perusahaan yang memilih membayar vendor ketimbang memberikan gaji karyawan.
Jika ini yang Anda lakukan, tidak hanya di akan didemo oleh karyawan. Tapi juga akan terkena denda pajak dan bunganya.
Perlu menjadi perhatian bahwa dalam gaji karyawan ada biaya pajak yang harus diarsipkan dan dibayarkan. Jika mengabaikan hal ini, maka pihak dirjen pajak akan mengenakan denda yang jumlahnya sama dengan jumlah pajak yang harus keluar.
Tak hanya itu saja. Sebagai pelaku usaha, Anda juga bisa terkena tuduhan kejahatan. Yaitu meminjam uang pajak yang seharusnya telah selesai pembayaran. Dan tentu saja, ini adalah tindakan yang melawan hukum.
3. Tidak Membedakan Non dan Exempt Employees
Yang termasuk bagian exempt employees adalah tenaga kerja yang sistem penggajiannya tidak berdasarkan dengan peraturan ketenagakerjaan. Dimana tidak ada tambahan uang lembur meski telah bekerja lebih dari jumlah jam yang menjadi kesepakatan.
Sedangkan non exempt employees adalah karyawan yang sistim upahnya sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan . Adanya uang lembur jika bekerja dengan overtime.
Kesalahan sistem penggajian karyawan yang bisa terjadi adalah salah mengelompokkan. Dimana yang seharusnya masuk non-exempt employees malah masuk ke exempt employees atau sebaliknya.
Jelas ini akan menjadi masalah tersendiri. Karena akan ada pihak yang merasa beruntung. Sedangkan pihak lain merasa rugi.
4. Tidak Update Terkait Peraturan Ketenagakerjaan
Sebagai praktisi atau karyawan HRD di sebuah perusahaan, tentu Anda harus tahu terkait istilah dalam penggajian karyawan. Seperti UMR, UMP, dan UMK. Apa arti ketiga istilah tersebut.
UMR atau upah minimum regional adalah jumlah upah minimum pekerja yang berlaku pada setiap provinsi. Termasuk juga kabupaten dan kota yang ada di dalamnya.
UMP atau upah minimum provinsi adalah jumlah upah yang ada di seluruh wilayah provinsi. Termasuk juga kabupaten dan kota yang ada di dalamnya.
Sedangkan UMK adalah upah minimum kota atau kabupaten adalah upah minimum pada kota atau kabupaten yang diajukan oleh walikota atau bupati. Dan mendapat persetujuan Gubernur.
Baik UMR, UMP, dan UMK, setiap tahun pasti ada kenaikan. Kenaikan ini didasarkan pada besarnya biaya hidup yang ada pada kabupaten, kota, atau provinsi tersebut.
Jadi, teruslah update informasi kenaikan ini. Agar gaji karyawan bisa menyesuaikan dengan jumlah upah minimum yang sudah dinas ketenagakerjaan tetapkan.
5. Kelebihan atau Kekurangan Membayar Gaji
Kasus kelebihan atau Kekurangan dalam hal membayar gaji karyawan hampir ada di setiap perusahaan. Terutama jika masih menggunakan sistem penggajian karyawan manual. Meski ini wajar, namun jika sering terjadi akan menjadi masalah tersendiri.
Kekurangan pembayaran gaji jelas akan merugikan karyawan. Apalagi jika ini terjadi berbulan-bulan lamanya. Bisa saja Anda akan langsung membayarkan ketika tahu ini terjadi.
Tapi tetap saja akan menjadi masalah untuk karyawan yang tidak bisa menerimanya. Bahkan bisa saja dia akan menuntut denda dari kesalahan ini.
Lalu bagaimana dengan kesalahan kelebihan gaji karyawan? Jelas akan merugikan perusahaan. Apalagi jika ini terjadi berbulan-bulan dan karyawan telah menganggap itu sebagai haknya. Tidak mungkin dia akan mau mengembalikannya.
Tapi ada lagi yang lebih parah dari kedua masalah tersebut. Yaitu kasus karyawan yang telah resign masih saja mendapat gaji. Jelas ini kesalahan yang cukup fatal. Karena lupa menghapus namanya dalam data base karyawan perusahaan.
Solusi Hindari Kesalahan Sistem Penggajian Karyawan
Dari beberapa poin di atas, kesalahan yang paling banyak dalam sistem penggajian karyawan adalah salah penghitungan. Jika Anda pernah mengalaminya, ada solusi terbaik. Yaitu menggunakan aplikasi absensi yang sudah ada modul payroll yang selalu update dengan berbagai peraturan.
Ada beberapa kemudahan yang bisa Anda dapatkan dari sistem absensi karyawan seperti ini. Antara lain:
1. Menghindari Risiko Salah Hitung
Gunakanlah Aplikasi Absensi Karyawan yang dibuat oleh developer yang berpengalaman di bidangnya. Didesain sedemikian rupa dengan fitur-fitur untuk menghitung gaji dengan tepat.
Sehingga mampu meminimalisir kesalahan perhitungan gaji. Lengkap dengan perhitungan pajak, BPJS, tunjangan, dan lain sebagainya.
2. Lebih Hemat Waktu
Perhitungan gaji secara manual membutuhkan waktu yang tidak sebentar. Apalagi jika ada penyesuaian kenaikan UMP, UMK, atau UMR. Harus menghitung satu per satu. Membutuhkan waktu yang cukup lama.
Dengan software khusus, perhitungan bisa dilakukan dengan otomatis. Sehingga bisa menghemat waktu HRD. Dan dapat mengalokasikan sebagian waktu untuk mengurus hal lainnya.
3. Keamanan Lebih Terjamin
Database gaji berisi berbagai macam informasi. Seperti data keluarga, alamat rumah, nomor rekening bank, dan lain sebagainya. Jika semua ini tercatat dalam bentuk Excel dan tiba-tiba terkena virus, maka data perusahaan bisa terancam.
Berbeda jika menggunakan software. Keamanan data lebih terjamin. Meski ancaman virus tetap ada, namun sistim keamanannya jauh lebih baik ketimbang menggunakan excel biasa.
4. Tidak Perlu Keahlian Khusus
Tidak perlu mempekerjakan karyawan dengan latar belakang pendidikan akuntansi. Karena siapapun bisa menggunakan aplikasi, software, atau tool ini. Termasuk juga orang yang tidak memahami keuangan dan akuntansi. Membuat sistem penggajian karyawan lebih mudah.
Kesimpulan
Banyak kesalahan yang sering terjadi pada pencatatan dan pembagian gaji karyawan. Seperti kesalahan perhitungan, tidak memahami jumlah UMP, UMR, dan UMK, kesalahan klasifikasi karyawan Non-Exempt Employees, dan lain sebagainya.
Dalam era transformasi digital yang serba cepat dan efisien, agility kian menjadi penting.
Salah satu solusi yang tepat adalah menggunakan sistem penggajian karyawan plus payroll yang terupdate setiap ada perubahan peraturan. Ini akan mempermudah, menghemat waktu, dan meminimalisir kesalahan dalam penggajian karyawan.
Team Adrena dapat memberikan penjelasan lebih lanjut, silahkan atur jadwal demo atau hubungi kami.
Harga Flat
Rp. 15 Ribu
Per Karyawan / bulan
Bayar hanya ketika fitur payroll aktif
Daftarkan Perusahaan Anda
