Dalam konteks pengelolaan karyawan, Human Resource Planning atau HRP memainkan peran yang sangat penting. HRP merupakan proses strategis dalam manajemen sumber daya manusia atau human resource management.
HRP adalah suatu pendekatan sistematis untuk memenuhi kebutuhan sumber daya manusia yang efektif serta efisien dalam suatu perusahaan maupun organisasi. Dalam konteks ini, SDM yang dimaksud tidak hanya meliputi karyawan tetap saja, tetapi juga karyawan tidak tetap.
Sistem ini bertujuan untuk mengidentifikasi serta mengantisipasi kebutuhan tenaga kerja pada masa depan sesuai talenta yang perusahaan inginkan. Melalui perencanaan yang baik, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya manusia secara maksimal.
Sebab pada era globalisasi dan persaingan bisnis yang semakin ketat seperti saat ini, kunci kesuksesan suatu perusahaan terletak talenta pekerja berkualitas. Karena itu, manajemen membutuhkan perencanaan sistematis seperti HRP untuk memenuhi kebutuhan SDM bertalenta.
Tahapan Membuat Human Resource Planning untuk Dapatkan Talenta Berkualitas
Melalui sistem ini, perusahaan maupun organisasi dapat memperoleh sejumlah manfaat signifikan. Pertama, HRP memungkinkan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang spesifik sesuai jenis keterampilan atau kompetensi tertentu.
Tahapan dalam merencanakan Human Resource Planning melibatkan beberapa langkah penting. Di antaranya termasuk pemetaan karyawan eksisting, perkiraan kebutuhan SDM pada masa mendatang, penyeimbangan supply-demand pekerja, hingga implementasinya.
Setiap proses tersebut harus konsisten secara terus menerus agar perusahaan dapat memastikan ketersediaan tenaga kerja selalu tepat waktu sesuai kebutuhan. Sebagai panduan, berikut ini 4 tahapan utama dalam proses penyusunannya.
1. Petakan Karyawan yang ada dalam Perusahaan
Tahapan pertama dalam membuat Human Resource Planning adalah melakukan pemetaan terhadap karyawan atau SDM eksisting yang dimiliki saat ini. Hal ini memiliki tujuan untuk memahami komposisi dan kualifikasi karyawan yang ad dalami perusahaan.
Adapun cara pemetaannya dapat melalui beberapa tahapan, mulai dari identifikasi semua posisi pekerjaan hingga analisis lanjutan. Adapun langkah-langkah untuk proses memetakan karyawan yang perusahaan miliki adalah sebagai berikut:
· Identifikasi Posisi Pekerjaan dan Jumlah Karyawan
Pertama-tama, lakukan identifikasi terhadap posisi pekerjaan yang sudah terisi beserta jumlah karyawannya. Hal ini membantu dalam memahami struktur organisasi dan komposisi tenaga kerja eksisting.
· Analisis Keterampilan dan Kualifikasi
Selanjutnya, lakukan analisis mendalam terkait aspek keterampilan, pengalaman, hingga kemampuan dari setiap SDM eksisting. Sehingga, perusahaan bisa memahami jika terdapat kekurangan dalam hal keterampilan atau kompetensi karyawannya.
· Mengidentifikasi Potensi dan Kesenjangan
Berdasarkan data dari proses analisis sebelumnya, coba identifikasi jika terdapat tenaga kerja yang kualifikasinya belum sesuai dan menyebabkan kesenjangan. Jika ada, hal ini bisa menjadi pertimbangan untuk menambah tenaga kerja baru.
· Pelakukan Penilaian Kinerja Tenaga Kerja Eksisting
Langkah selanjutnya, lakukan penilaian kinerja tenaga kerja saat ini. Dengan mengevaluasi performa dan kemampuan karyawan, perusahaan dapat mengidentifikasi karyawan yang memiliki potensi pengembangan karir lebih tinggi.
· Mengembangkan Rencana Pengembangan Karir
Berdasarkan hasil penilaian kinerja, maka perusahaan dapat menentukan rencana pengembangan karir karyawannya sesuai kebutuhan. Baik itu melalui peningkatan jenjang karir maupun peningkatan kompetensi sesuai kekurangan yang ada pada karyawan.
Melalui program pengembangan yang sesuai, perusahaan dapat meningkatkan kompetensi karyawannya. Selain itu, ini juga dapat membantu mempersiapkan tenaga kerja potensial dengan talenta berkualitas yang strategis sesuai kebutuhan perusahaan pada masa depan.
2. Perkirakan Kebutuhan Rekrutmen Pada Masa Mendatang
Setelah memetakan karyawan yang perusahaan miliki, langkah berikutnya dalam tahapan Human Resource Planning adalah memperkiraan kebutuhan rekrutmen pada masa depan. Untuk itu, perusahaan butuh data maupun proyeksi terkait pertumbuhan bisnis/perusahaan ke depannya.
Sebab, adanya pertumbuhan maupun perubahan dalam lingkungan kerja secara langsung akan mempengaruhi kebutuhan SDM atau tenaga kerja. perusahaan dapat melakukan analisis menyeluruh untuk mengidentifikasi perkembangan yang dapat mempengaruhi kebutuhan SDM.
Agar lebih maksimal, perusahaan perlu melibatkan setiap departemen yang terlibat untuk memperoleh estimasi tentang kebutuhan tenaga kerja tertentu yang ada pada departemen perusahaan. Diskusikan rencana proyeksi kebutuhan pekerjaan bersama manajer departemen terkait.
Selain itu, perkiraan kebutuhan rekrutmen juga harus mempertimbangkan berbagai faktor lain. Contohnya seperti tingkat turnover karyawan, waktu pensiun, waktu promosi untuk kenaikan jenjang karir, hingga perubahan dalam struktur organisasi perusahaan.
3. Seimbangkan Supply dan Demand Tenaga Kerja
Tahap selanjutnya dalam menyusun Human Resource Planning yaitu penyeimbangan pasokan (supply) serta permintaan (demand) SDM atau tenaga kerja. Dalam hal ini, pihak HR perlu menganalisis apakah pasokan tenaga kerja internal sudah cukup atau tidak.
Jika tenaga kerja internal belum cukup untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, maka kemungkinan akan memerlukan rekrutmen eksternal. Dalam menganalisis pasokan tenaga kerja internal, jangan lupa juga mempertimbangkan beberapa faktor.
Contohnya seperti peningkatan keterampilan karyawan melalui program pelatihan dan pengembangan, promosi internal, hingga rotasi kerja. Dalam beberapa kasus, karyawan yang potensinya masih belum maksimal dapat mengalihkan karyawan ke posisi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan pada masa depan.
Namun jika pasokan tenaga kerja internal tidak mencukupi untuk memenuhi kebutuhan, tim HR perlu merencanakan rekrutmen eksternal sebagai bagian dari Human Resource Planning. Karena itu, perlu menentukan metode rekrutmen yang efektif sesuai kebutuhan.
Bisa melalui perekrutan langsung, perekrutan melalui lembaga penyalur kerja, atau melalui platform online. Pastikan bahwa kriteria perekrutan sudah sesuai dengan standar kualifikasi maupun kompetensi yang sesuai agar dapat membawa keuntungan bagi perusahaan.
4. Kembangkan dan Implementasikan Rencana
Setelah melakukan analisis pasokan serta permintaan tenaga kerja, langkah terakhir adalah mengembangkan dan mengimplementasikan rencana Human Resource Planning. Rencana ini harus mencakup langkah-langkah konkret untuk mengisi kesenjangan karyawan.
Terutama kesenjangan dalam hal keterampilan atau kompetensi. Selanjutnya, perencanaan ini juga harus meliputi persiapan pengembangan karir karyawan selanjutnya, serta pengelolaan proses rekrutmen SDM baru sesuai standar kualitas talenta yang sesuai.
Selain itu, rencana ini dapat mencakup kegiatan seperti pelatihan dan pengembangan karyawan serta program mentoring bagi tenaga kerja baru. Untuk itu, pastikan membuat strategi perekrutan dan sistem seleksi yang efektif sesuai dengan visi misi perusahaan.
Berdasarkan berbagai rencana tersebut, tim HR kemudian dapat mengimplementasikannya secara sistematis sesuai kebutuhan. Dalam implementasinya, sehingga membutuhkan kolaborasi antara tim HR bersama departemen lainnya.
Selain itu, perlu adanya anggaran agar bisa merealisasikan atau mengeksekusi rencana yang ada sesuai proyeksi. Kemudian, penting juga untuk memonitor serta mengevaluasi implementasi rencana Human Resource Planning tersebut secara berkala.
Evaluasi ini akan membantu perusahaan dalam melihat efektivitas rencana yang telah berjalan serta melakukan perubahan. Sehingga, perencanaan HRP tetap relevan dengan kebutuhan perusahaan pada masa sekarang maupun masa mendatang.
Dengan mengikuti tahapan perencanaan Human Resource Planning sebagaimana panduan di atas, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya manusianya. Jika kebutuhan tenaga kerja terpenuhi, maka efisiensi bisnis secara keseluruhan juga akan meningkat.
Untuk mengoptimalkan proses menyusun perencanaan human resource (HRP) pada perusahaan, Anda bisa menggunakan aplikasi HR yang dilengkapi berbagai fitur khusus dan mencoba aplikasi absensi gratis. Salah satunya yaitu Adrena, sistem HR berbasis cloud dengan berbagai fitur premium.
Melalui Adrena, Anda dapat mengelola informasi karyawan, mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja, hingga manganalisis performa karyawan dengan mudah. Agar bisa menganalisis Human Resource Planning secara maksimal, hubungi tim Adrena untuk berkonsultasi.
