Salah satu cara penggunaan manajemen keuangan yang baik di kantor adalah dengan menggunakan HRIS payroll. Payroll adalah sistem penghitungan penggajian karyawan. Biasanya dikerjakan oleh HRD setiap periode tertentu. Rata-rata sebulan sekali. Tapi ada juga yang sebulan dua kali atau seminggu sekali.
Hampir semua perusahaan telah menggunakan teknologi payroll. Untuk menghindari salah hitung jumlah gaji. Mengingat banyak sekali komponen payroll yang bisa menambah atau mengurangi jumlah gaji yang akan diterima oleh karyawan. Penggunaan HRIS Payroll bisa menjadi solusi untuk penghitungan gaji yang tepat.
Apa Itu Sistem Payroll dalam Manajemen Keuangan
Yang dinamakan dengan sistem payroll adalah sistem perhitungan dan pembayaran gaji karyawan. Sistem ini tidak hanya menghitung besaran gaji pokok karyawan saja. Tapi juga menghitung beberapa komponen payroll lainnya. Seperti PPh 21, BPJS, biaya jabatan, bonus, tunjangan, dan lain sebagainya.
Sistem payroll merupakan bagian yang cukup penting bagi manajemen keuangan perusahaan. Karena dengan sistem payroll yang baik, perusahaan bisa menjaga hubungan yang baik dengan karyawan. Dengan sistem payroll yang baik, HRD bisa memberikan gaji yang adil pada karyawan. Dan karyawan yang merasa mendapat gaji yang adil akan bekerja lebih semangat lagi.
Maka dari itu, perusahaan harus merancang sistem payroll dengan sebaik mungkin. Selain mempermudah kerja HRD, sistem ini juga harus memberi keadilan pada semua karyawan.
Manfaat Sistem Payroll Bagi Manajemen Keuangan
Ada beberapa manfaat sistem payroll pada manajemen keuangan kantor. Antara lain :
Hemat Waktu
Menggunakan sistem manual untuk menghitung gaji jelas menghabiskan banyak waktu. Apalagi kalau sampai menemukan kesalahan hitung. Selain menghabiskan banyak waktu, juga beresiko mengecewakan karyawan.
Berbeda jika menggunakan sistem payroll terkomputasi. Pengerjaan payroll bisa lebih cepat dengan hasil yang akurat. Meminimalisir kesalahan dan resiko kekecewaan karyawan.
Ini bisa menjadi solusi bagi perusahaan dengan jumlah karyawan yang mencapai ratusan hingga ribuan. Penghitungan payroll bisa lebih cepat dan bayar gaji karyawan bisa tepat waktu.
Akurasi yang Tepat
Tingkat keakuratan sistem payroll mendekati 100 persen. Itu artinya, kesalahan penghitungan bisa lebih minim. Karyawan bisa mendapat gaji sesuai dengan porsinya. Tepat dan adil sesuai dengan peraturan yang berlaku dalam perusahaan.
Data yang Terintegrasi
Salah satu data yang diperlukan oleh HRD adalah jumlah kehadiran karyawan. Terutama bagi karyawan dengan sistem kerja shift. Jumlah jam kerja akan menentukan karyawan akan menerima gaji berapa.
Sistem payroll akan terintegrasi dengan sistem absensi kantor. Dari absensi ini ini akan langsung terlihat secara real time berapa jumlah jam hadir setiap karyawan. Termasuk juga jika karyawan lembur atau telat datang. Jumlah jam kehadiran akan langsung terakumulasi secara otomatis untuk menghitung jumlah gaji pokok.
Menghemat Biaya
Inilah kelebihan sistem payroll pada manajemen keuangan. Yaitu membantu mengatur keuangan untuk meminimalisir pengeluaran yang tidak perlu. Seperti potongan pajak yang tidak tepat atau biaya asuransi yang berlebihan. Karena kesalahan perhitungan akan membuat perusahaan mengeluarkan biaya yang tidak seharusnya.
Sistem payroll akan membantu perhitungan gaji karyawan dengan tepat. Sehingga menghindarkan biaya-biaya tidak perlu yang harus ditanggung perusahaan. Membuat pengeluaran perusahaan lebih efektif dan efisien.
Cara Kerja Payroll
Setidaknya ada 3 tahapan pada sistem kerja payroll. Yaitu :
Sebelum Penggajian
Sebelum tanggal penggajian karyawan, bagian HRD akan mengumpulkan berbagai informasi terkait payroll. Seperti jumlah jam kehadiran karyawan, jumlah jam lembur, jumlah tunjangan, potongan, dan lain sebagainya. Jika Anda menggunakan sistem digital payroll, semua data ini lengkap tersaji secara real time.
Bagian HRD akan memeriksa semua komponen tersebut. Apakah sudah tepat atau belum. Informasi ini harus valid agar tidak terjadi kesalahan penghitungan. Inilah alasan mengapa harus menggunakan sistem payroll digital. Karena data yang tersaji telah lengkap dengan tingkat keakuratan yang tinggi.
Selain mempersingkat kerja HRD, sistem payroll juga akan meminimalisir kesalahan penghitungan gaji.
Saat Penggajian
Setelah proses pengecekan komponen payroll selesai, HRD akan langsung menuju proses selanjutnya. Yaitu penghitungan jumlah gaji bersih yang akan diterima setiap karyawan.
Gaji bersih adalah gaji pokok yang ditambah dengan beberapa bonus dan tunjangan, serta dikurangi dengan beberapa biaya. Seperti biaya asuransi, biaya jabatan, biaya pajak PPh 21, dan lain sebagainya.
HRD akan melakukan pengecekan secara bertahap. Untuk memastikan perhitungan telah benar dan sesuai. Setelah memastikan tidak salah hitung, HRD akan langsung mentransfer gaji ke rekening masing-masing karyawan.
Setelah Penggajian
Apakah setelah proses penggajian tugas HRD terkait payroll selesai? Tentu belum. Karena pasca penggajian, HRD harus mengurus data nominal PPh 21 karyawan secara keseluruhan. Lalu mengirimkan data tersebut ke Dirjen Pajak.
Tim HRD tidak akan bekerja sendiri. Mereka akan berkolaborasi dengan tim finance untuk mencatat semua jumlah transaksi terkait PPh 21. Dan setelah itu, HRD akan mengirimkan slip gaji kepada setiap karyawan.
Berbagai Komponen Payroll
Komponen payroll adalah apa saja yang menjadi elemen penghitung gaji. Komponen-komponen yang cenderung rumit inilah yang membuat penghitungan secara manual beresiko salah. Berbeda jika menggunakan HRIS Payroll. Perhitungan payroll akan lebih cepat dan tepat.
Berikut beberapa komponen payroll yang harus ada dalam penghitungan gaji bersih:
Gaji Pokok
Gaji pokok atau yang dikenal dengan istilah gapok adalah komponen utama dalam payroll. Besaran gaji pokok sesuai dengan kesepakatan antara perusahaan dan karyawan sejak awal perekrutan dulu.
Meski memang tergantung dari kesepakatan, sebaiknya sesuai dengan peraturan perundangan terkait ketenagakerjaan yang telah disahkan oleh pemerintah. Seperti pemberian gaji dengan jumlah minimal sesuai peraturan UMR.
Tunjangan
Selain gaji pokok, biasanya perusahaan juga memberikan tunjangan. Seperti tunjangan transportasi, kesehatan, makan siang, dan lain sebagainya. Ini juga menjadi salah satu komponen payroll yang harus diperhitungkan pada gaji karyawan.
Mengingat tidak semua perusahaan memiliki manajemen keuangan yang sama, jadi, tidak semua perusahaan memberikan tunjangan yang sama pada semua karyawannya. Bahkan ada pula perusahaan yang tidak memberikan tunjangan apapun pada karyawannya.
PPh 21
PPh 21 adalah potongan pajak atas gaji yang diterima karyawan. Tidak semua karyawan harus terpotong gajinya oleh peraturan PPh 21. Hanya karyawan dengan gaji di atas PTKP saja yang harus membayar pajak.
Seharusnya setiap karyawan membayar pajak gajinya sendiri. Tapi demi kedisiplinan, perusahaan yang akan membantu membayarkan pajak karyawan. Dengan cara memotong gaji karyawan yang jumlahnya di atas Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP).
Berbeda dengan tunjangan yang menjadi elemen penambah gaji, PPh 21 menjadi elemen pengurang pada gaji.
BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan
Bagi perusahaan yang memberikan fasilitas BPJS kesehatan dan ketenagakerjaan, wajib memasukkan komponen BPJS ke dalam payroll gaji sebagai komponen pengurang. Karena premi BPJS menjadi beban karyawan. Perusahaan hanya membantu membayarkannya kepada pemerintah.
Insentif Lembur
Bagi karyawan yang memiliki jam lembur dalam satu bulan, insentif Lembur atau overtime ini akan dimasukkan dalam komponen payroll. Sebagai elemen penambah dalam perhitungan payroll.
Sistem HRIS Payroll Adrena
Sudah tahu apa itu sistem payroll dan pentingnya bagi manajemen keuangan perusahaan? Berarti sudah waktunya tahu bahwa sistem payroll digitalisasi terbaik hanya ada di aplikasi Adrena.
Aplikasi absensi online Adrena adalah aplikasi absensi karyawan sekaligus payroll terbaik dan terlengkap. Dengan aplikasi ini, perusahaan bisa mengontrol kedisiplinan karyawan dalam hal jam kerja. Karyawan bisa melakukan absensi secara online. Yang datanya bisa langsung masuk secara real time di manajemen perusahaan.
Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk menghitung gaji karyawan dengan tepat. Karena bisa langsung menghitung semua komponen payroll dengan cepat dan akurasi yang cukup tinggi. Sehingga bisa meminimalisir kesalahan pada perhitungan gaji karyawan.
Kesimpulan
Sistem payroll yang baik merupakan salah satu proses manajemen keuangan perusahaan yang baik dan terkontrol. Dengan menggunakan sistem payroll digital, perusahaan bisa mengontrol keuangan dan menghitung gaji karyawan dengan cepat dan cermat.
Aplikasi Adrena bisa menjadi solusi untuk absensi karyawan. Sekaligus penghitungan payroll dan manajemen keuangan perusahaan sebaik mungkin. Meminimalisir perhitungan gaji dengan menyertakan semua komponen payroll dengan perhitungan yang tepat dan tepat.
