Sistem payroll adalah sebuah sistem penggajian karyawan yang telah perusahaan tentukan tanggal pencairannya. Perhitungan secara otomatis dan akurat akan mempermudah perusahaan untuk membayarkan gaji karyawan. Perhitungan ini meliputi gaji pokok, berbagai tunjangan, potongan asuransi, hingga perhitungan pajak penghasilan.
Dengan kemajuan teknologi seperti sekarang ini, sistem penggajian karyawan menjadi lebih mudah. Banyak aplikasi payroll online yang bisa melakukan penghitungan gaji dan pembayaran gaji secara otomatis. Aplikasi ini bisa Anda temukan dengan mudah di internet. Sayangnya, tidak semua aplikasi ini terhubung dengan sistem absensi. Ada beberapa hal yang harus Anda ketahui sebelum memilih aplikasi payroll tersebut.
Apa Yang Harus Anda Perhatikan Saat Memilih Sistem Payroll?
Agar tidak salah pilih sistem payroll, sebaiknya perhatikan beberapa hal berikut ini:
1. Bisa Terhubung dengan Sistem Absensi
Sistem penggajian karyawan yang baik adalah yang sudah terhubung dengan sistem absensi. Ini karena sistem absensi menjadi basis data untuk perhitungan gaji karyawan. Jika tidak terhubung dengan sistem absensi, maka anda harus bekerja dua kali. Pertama, anda harus menghitung jam dan hari kerja, izin, cuti dan sebagainya ke dalam spreadsheet. Kemudian baru anda hitung dan periksa ulang apakah ada kesalahan perhitungan atau tidak.
Memilih sistem payroll yang terhubung dengan aplikasi absensi online, dapat tingkatkan efisiensi dan akurasi dalam penggajian karyawan. Untuk dapat merealisasikan manfaat tersebut, kebijakan manajer HRD dan para C-Level sangat diperlukan.
2. Terdapat Sistem Disbursement
Disbursement adalah sebuah istilah yang bermakna pembiayaan yang ada dalam perusahaan dan berhubungan dengan accounting. Salah satu sistem disbursement atau pembiayaan adalah pembayaran gaji karyawan. Termasuk di dalamnya perhitungan dan pembayaran gaji karyawan.
Aplikasi payroll yang baik adalah yang memiliki sistem secara otomatis untuk melakukan penghitungan dan pembayaran gaji. Dengan menggunakan virtual account dalam satu aplikasi saja. Sehingga bisa menjalankan perhitungan gaji secara tepat dan cepat.
3. Perhitungan dan Pembayaran Pajak Secara Otomatis
Gaji karyawan selalu berhubungan dengan pajak penghasilan. Dimana setiap karyawan yang gajinya di atas penghasilan kena pajak (PKP) sudah harus mengeluarkan kewajiban pajaknya. Selain itu, perusahaan juga harus melakukan pemotongan gaji karyawan sesuai dengan undang-undang yang berlaku.
Perhitungan PPh. 21 ini memang tidak mudah dan sering terjadi kesalahan. Oleh karena itu, anda harus menggunakan aplikasi sistem penggajian yang memiliki perhitungan dan pembayaran pajak secara otomatis dan akurat. Cukup dengan memasukkan nilai gaji, dan aplikasi tersebut akan menghitungnya secara otomatis.
4. Pengelolaan Data dilakukan Secara Real Time
Sistem penggajian karyawan yang baik adalah yang bisa melakukan input data, olah data, dan memberi informasi secara real time. Pengolahan ini juga meliputi konsolidasi dalam perhitungan gaji. Seperti jumlah cuti, jumlah jam kerja lembur, jumlah bonus, hingga potongan absensi.
Dengan penyajian secara real time ini memungkinkan perusahaan untuk mendeteksi kesalahan ataupun kecurangan yang terjadi. Sehingga jika menemukan adanya kesalahan, pihak HRD dapat cepat lakukan perbaikan. Agar pihak perusahaan ataupun karyawan tidak ada yang merasa dirugikan, selain menghemat waktu.
5. Mudah digunakan
Sebaik apapun fitur yang diberikan oleh sebuah aplikasi, tapi jika sulit menggunakannya, hasilnya tidak akan maksimal. Terutama jika digunakan oleh karyawan yang masih pemula. Maka dari itu, pastikan memilih aplikasi payroll yang user friendly.
Ini bisa Anda lihat dari tampilan interface. Pilih aplikasi dengan tampilan interface yang ringan dan mudah. Ada panduan implementasi tahap per tahap untuk memastikan pengguna memahami dan meminimalisir kesalahan.
Selain mudah menggunakannya, mudah pula dalam melakukan migrasi data. Karyawan bisa melakukan migrasi data dengan menggunakan spreadsheet atau Word dengan data yang telah tersedia.
6. Keamanan
Sistem payroll adalah menyimpan banyak data diri karyawan dan perusahaan, ini tergolong data sensitif. Tidak boleh bocor dan dijangkau oleh orang yang tidak bertanggungjawab.
Maka dari itu, pilih aplikasi payroll yang menyediakan fitur keamanan terbaik. Seperti penggunaan otentikasi multifaktor, enkripsi akun, dan HTTPS. Pastikan developer selalu melakukan update sistem keamanan secara rutin untuk memastikan data customer aman.
Prinsip keamanan, kehati-hatian dan konfidensialitas ini merupakan hal yang utama. Serta menjadi layanan utama agar data pribadi dan rahasia tidak bocor akibat ulah peretas kriminal.
7. Biaya yang Terjangkau dan Kualitas yang Baik
Ada banyak aplikasi payroll yang menawarkan versi gratis. Namun sayangnya, tidak semua fitur diberikan pada versi gratis. Hanya fitur-fitur tertentu untuk mengelola jumlah karyawan yang terbatas. Rata-rata hanya untuk skala bisnis usaha mikro dan kecil dengan jumlah karyawan 10 hingga 20 orang saja.
Bagi Anda yang memiliki karyawan ratusan hingga ribuan karyawan, sebaiknya gunakan aplikasi berbayar. Selain bisa berfungsi untuk mengelola karyawan dalam jumlah banyak, aplikasi berbayar juga memungkinkan Anda untuk memanfaatkan semua fitur-fitur premium yang ada.
Tapi pastikan memilih aplikasi dengan biaya yang sesuai budget. Ada banyak aplikasi payroll karyawan dengan kualitas yang baik dan biayanya terjangkau. Salah satunya adalah Adrena. Aplikasi buatan anak bangsa dengan kualitas yang tidak kalah menarik dengan aplikasi buatan luar negeri.
Hanya dengan sekali membeli, Anda bisa langsung menggunakannya. Tanpa harus memikirkan lisensi software, biaya pengadaan server, ataupun biaya langganan tahunan serta upgrade sistem.
Baca juga mengenai: Absensi Kehadiran Karyawan Secara Online Kini Lebih Aman
Sistem Payroll Adrena
Setelah mengetahui apa saja yang perlu anda perhatikan dalam memilih aplikasi payroll yang tepat, mungkin Anda juga bertanya. Aplikasi apa yang telah memenuhi beberapa kriteria di atas? Apa lagi kalau bukan Aplikasi Adrena.
Aplikasi Adrena merupakan aplikasi absensi online yang salah satu fiturnya adalah sistem payroll. Tentunya aplikasi ini memiliki desain yang mengutamakan efisiensi dan kemudahan bagi karyawan.
Selain mudah digunakan dengan cara self service, aplikasi ini juga memiliki fitur keamanan yang baik, memiliki fitur penghitungan pajak otomatis dan akurat serta pengolahan dan pelaporan data secara real-time. Menggunakan sistem disbursement, dan mudah menginstalnya pada perangkat mobile seperti smartphone ataupun tablet.
Dengan menggunakan sistem payroll ini, karyawan akan lebih mudah dan pro aktif untuk melakukan input data diri pada sistem. Sehingga mempermudah kerja bagian HRD. Aplikasi ini bisa mempersingkat berbagai proses terkait karyawan yang tadinya lama.
Seperti berbagai proses persetujuan, pembuatan surat keputusan, surat peringatan, PKWT, PKWTT, print out slip gaji, dan proses pendistribusian secara otomatis pada seluruh karyawan setelah disetujui.
Sistem payroll ini akan membantu HR dalam melakukan pekerjaannya. Beberapa proses administrasi bisa anda lakukan dengan cepat dan otomatis. Peran HRD hanya sebatas pengambil keputusan untuk melayani karyawan sebagai salah satu asset perusahaan yang berharga.
Artikel lainnya: Permudah Manajemen Keuangan Perusahaan dengan HRIS Payroll
Kesimpulan
Aplikasi payroll adalah aplikasi yang harus ada pada tiap perusahaan. Fungsinya adalah mempermudah kinerja HRD dengan cara self service. Dimana setiap karyawan melakukan input data diri sendiri dengan mudah dan cepat.
Sistem penggajian karyawan harus terintegrasi dengan sistem kehadiran karyawan agar dapat menghemat waktu, mempercepat proses, mempermudah pekerjaan HRD dan bagian keuangan, dan juga menghindari kesalahan perhitungan.
Salah satu sistem payroll yang perlu Anda coba adalah aplikasi Adrena. Selain mudah untuk menggunakannya, aplikasi ini juga bisa Anda dapatkan dengan biaya yang sangat terjangkau, mulai Rp. 15.000,- per bulan.
