Format absensi kehadiran karyawan terus berkembang. Awalnya hanya sebatas tanda tangan di formulir kehadiran lengkap dengan jam masuk dan jam pulang. Lalu beralih menjadi magnetic card. Dimana kartu ini bisa scan otomatis jika karyawan melakukan absensi dengan cara menempelkan kartu di mesin absensi.
Karena cara ini masih ada celah kecurangan, akhirnya absensi karyawan berganti dengan finger print. Sayangnya, cara ini pun juga tidak sempurna. Karena tidak bisa mengakomodasi karyawan dengan sistim kerja remote. Akhirnya lahir absensi karyawan yang berbasis aplikasi. Selain fleksibel, juga lebih aman daripada jenis absensi karyawan lainnya.
Kelebihan Absensi Kehadiran Karyawan Berbasis Aplikasi
Absensi kehadiran karyawan dengan aplikasi berbasis cloud menjadi pilihan banyak perusahaan. Terutama perusahaan yang mempekerjakan karyawan secara online. Karena memiliki banyak kelebihan. Antara lain:
1. Lebih Hemat
Bayangkan jika Anda harus membeli mesin finger print untuk di tempatkan di banyak titik di area perusahaan. Tentu Anda harus mengeluarkan banyak uang. Karena tidak hanya untuk mesin finger print-nya saja. Namun juga software yang melengkapinya.
Berbeda jika Anda menggunakan aplikasi absensi karyawan. Karena setiap karyawan pasti punya smartphone, Anda tinggal meminta semua karyawan untuk menginstal aplikasi di ponsel pintar masing-masing. Maka mereka bisa melakukan absensi dimanapun dan kapanpun mereka bisa.
2. Lebih Aman dari Manipulasi
Software atau aplikasi absensi online lebih aman dari manipulasi atau titip absen. Karena aplikasi hanya bisa melakukan verifikasi langsung dari smartphone pengguna. Sehingga tidak memungkinkan satu karyawan bisa absen lebih dari sekali. Cara ini cukup efektif jika perusahaan menggunakan sistim kerja remote.
Berbeda jika menggunakan magnetic card. Karyawan bisa melakukan tindakan manipulasi dengan cara titip kartu pada temannya untuk melakukan absen. Keamanan inilah yang bisa melatih sikap disiplin karyawan dan meningkatkan kinerjanya untuk perkembangan perusahaan yang lebih baik.
3. Mempermudah Memantau Kehadiran
Absensi berbasis aplikasi menggunakan sistem clock in dan clock out yang menggunakan teknologi GPS. Hal ini memungkinkan perusahaan mengetahui karyawan melakukan absen dari lokasi mana.
Teknologi ini sangat diperlukan bagi perusahaan yang memiliki banyak cabang. Karena sering memberi tugas karyawan untuk dinas di kantor cabang satu ke kantor cabang lainnya. HRD bisa memantau karyawan dengan absensi kehadiran yang bisa dilakukan di mana saja.
4. Mempermudah Karyawan Remote
Bagi Anda yang mempekerjakan karyawan dengan sistim kerja WFH atau WFA. Atau karyawan lain yang tidak mungkin hadir di kantor setiap hari. Seperti bagian sales atau marketing. absensi kehadiran karyawan online bisa menjadi solusi terbaik untuk mendisiplinkan karyawan.
Absensi online bisa mempermudah karyawan untuk selalu absen setiap saat tanpa harus menghabiskan waktu untuk bolak-balik ke kantor.
Termasuk juga jika karyawan ingin mengajukan cuti dan tidak ada banyak waktu untuk datang ke kantor. Formulir pengajuan cuti bisa langsung diisi melalui aplikasi tersebut. Seandainya bagian HR menyetujui, maka tim juga bisa langsung mengirimkan surat persetujuannya.
5. Keamanan Data yang Terjamin
Aplikasi absensi ini juga memiliki tingkat keamanan siber yang baik. Mampu melindungi data diri dan data penting karyawan dari berbagai serangan peretasan. Ini karena developer menggunakan sistem keamanan terbaik. Dan selalu meningkatkan berbagai sarana yang bisa meningkatkan keamanan dan privasi customer.
Pihak developer juga tidak akan menyebarkan, menduplikasi, dan membagikan data kepada pihak yang tidak berkepentingan. Tanpa sepengetahuan dan seizin perusahaan ataupun karyawan yang terkait.
Aplikasi absensi kehadiran karyawan juga meningkatkan redaksi data gaji, nama, tanggal lahir dan nomor identitas lainnya. Tujuannya adalah agar pengguna tidak mudah dikenali oleh orang di luar perusahaan.
6. Data Real Time
Saat masih menggunakan cara manual, bagian HR akan menghitung jumlah kehadiran karyawan dalam satu bulan sebelum tanggal pembagian gaji. Tujuannya adalah untuk memastikan jumlah gaji karyawan sesuai dengan jam masuk kerja. Cara ini memang efektif jika jumlah karyawan tidak terlalu banyak.
Akan tetapi jika jumlah karyawan mencapai ratusan hingga ribuan, diperlukan waktu yang cukup lama untuk bisa mendapatkan data masuk karyawan dengan tepat.
Dengan menggunakan aplikasi kehadiran online, Anda tidak perlu repot-repot menghitung jumlah jam masuk secara manual. Karena data yang tersaji di aplikasi sudah real time. Bahkan bisa langsung mengetahui berapa gaji yang harus dibayarkan perusahaan untuk tiap-tiap karyawannya.
7. Kalkulasi Otomatis Komponen Payroll
Bagi yang sering mengalami kesalahan hitung komponen penggajian, sekarang tidak lagi. Karena aplikasi kehadiran karyawan juga bisa melakukan penghitungan komponen payroll dengan aman. Tanpa ada risiko salah hitung yang menyebabkan kesalahan penghitungan jumlah gaji karyawan.
Software ini akan menghitung dengan cepat dan tepat beberapa elemen payroll seperti PTKP, BPJS, dan konfigurasi pajak sesuai dengan kebijakan pemerintah. Bisa mengatur tunjangan dan bonus secara custom sesuai dengan jumlah absensi karyawan. Jumlah gaji juga bisa menyesuaikan dengan kebijakan perusahaan untuk masing-masing karyawan.
Tips Lindungi Data Gaji Karyawan
Menggunakan software atau aplikasi absensi kehadiran karyawan memang mudah dan aman. Namun tetap ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan agar keamanan data diri karyawan benar-benar terjamin. Berikut beberapa tips penting melindungi data gaji karyawan dari tindakan peretasan:
1. Pelatihan Sistim Absensi Pada Karyawan
Tidak semua karyawan bisa langsung menggunakan aplikasi absensi kehadiran karyawan dengan sebaik mungkin. Ada beberapa diantara mereka yang tidak memahami bagaimana cara penggunaannya. Terutama cara pengamanan akun agar tidak disalahgunakan oleh orang lain.
Maka dari itu, bagian HR harus melakukan pelatihan penggunaan aplikasi ini. Agar setiap karyawan bisa memahami bagaimana cara melindungi data dan menggunakan fitur keamanan lainnya. Lakukan pelatihan secara berkala. Terutama saat fitur keamanan diperbaiki.
2. Mengganti Password Secara Berkala
Mengganti password secara berkala bisa menjadi solusi keamanan yang cukup baik. Penggantian bisa dilakukan setiap 2 atau 3 bulan sekali. Dengan menggunakan password campuran huruf kapital, angka, dan simbol.
Selain itu, peringatkan karyawan agar tidak mempercayai berbagai pesan atau iklan penipuan yang mengatasnamakan perusahaan. Biasanya menggunakan logo dan nama CEO perusahaan. Beri panduan karyawan untuk mengenali logo asli dan palsu. Agar tidak mudah percaya dengan banyak penipuan yang mengatasnamakan perusahaan.
3. Lakukan Pemisahan Tugas
Sebaiknya jangan limpahkan semua tugas HRD pada satu orang. Pisahkan tugas agar tidak ada penyalahgunaan wewenang. Misalkan satu karyawan untuk menangani absensi. Dan satu karyawan lain untuk mengolah payroll.
Adanya pemisahan tugas bisa menjadi cara untuk saling cross check antara tugas satu karyawan dengan karyawan bagian HRD lainnya. Jangan lupa memberikan pin atau password yang berbeda pada tiap bagian HRD yang menangani payroll untuk mengurangi potensi human error.
4. Melakukan Audit Secara Berkala
Audit secara berkala mampu mencegah penipuan dan penggelapan dana payroll. Selain itu, audit juga memastikan proses penggajian telah dilakukan dengan sebaik mungkin sesuai dengan undang-undang yang berlaku.
Audit paling ideal dilakukan setahun sekali. Tapi jika diperlukan, Anda bisa melakukan audit sesuai dengan kebutuhan. Seperti setiap enam bulan sekali, atau bahkan tiga bulan sekali.
5. Gunakan Aplikasi Adrena
Kenapa harus aplikasi Adrena? Karena aplikasi ini memberikan fitur keamanan yang cukup baik. Karyawan bisa melakukan input data sendiri dan mengatur keamanan aplikasi sendiri. HR bisa melakukan proses penghitungan jumlah gaji dengan tepat dan cepat. Karena aplikasi ini bisa diintegrasikan pada departemen accounting.
Kesimpulan
Menggunakan aplikasi kehadiran karyawan kini tak perlu ragu lagi. Karena sudah menggunakan fitur keamanan yang baik. Salah satunya adalah aplikasi Adrena. Aplikasi ini menggunakan fitur keamanan terbaru dan selalu diperbaharui secara berkala.
Meski absensi kehadiran karyawan online memang memberikan keamanan yang baik, tapi tidak ada salahnya perusahaan mengetahui beberapa tips melindungi data diri karyawan dengan baik. Agar terhindar dari berbagai peretasan dari orang yang tidak bertanggung jawab.
